Klein Poelhuis Installatietechniek deed in 2016 met Acto mee aan een Business Intelligence-pilot. Projectleider Richard hoge Bavel legde eind september 2016 tijdens een speciaal BI-seminar aan Acto-klanten en relaties uit wat zijn bevindingen van de pilot waren. “We werkten met een team aan diverse rapportages en het vertalen in dashboards. Daarbij was het belangrijk om vanaf de start de juiste aanpak te kiezen. Wat wil de eindgebruiker? Welke processen in de Acto-software zijn dan betrokken? Behoorlijk intensief, maar we zijn er heel goed uitgekomen. Ik zie nu tijdwinst bij het maken van eigen rapportages, die we nog gemakkelijker zelf kunnen samenstellen.”
Onze ambitie: één geïntegreerd systeem
Klein Poelhuis koos in het voorjaar van 2015 voor de Acto-software. Richard hoge Bavel was als MT-lid de projectleider van het implementatietraject. “Daarbij hadden we de ambitie om zowel de projecten als de serviceorganisatie te laten werken vanuit één geïntegreerd systeem. Toen de vraag naar meer inzicht in onderhanden werk, urenrapportages en debiteurstanden naar voren kwam, stelde Acto een pilot met Acto | BI voor. Die uitdaging gingen we graag samen aan.”
Gepersonaliseerde dashboards
Acto | BI draait in de kern om het omzetten van de enorme hoeveelheid bedrijfsdata vanuit het ERP-systeem in relevante informatie. Acto organiseert deze data in zogenaamde ‘datamarts’ en zorgt dat ze altijd up-to-date zijn. Hiermee krijgt het management de exacte informatie om de juiste beslissingen nemen. Iedere manager krijgt daarbij eigen, eventueel zelf te personaliseren, dashboards. Deze zijn benaderbaar vanaf elk device, waar en wanneer dan ook.
Interne processen stevig onder de loep
Bij Klein Poelhuis leefde vooral de wens om diverse informatiebronnen te koppelen en zelf rapportages samen te stellen. In de BI-pilot werkten Klein Poelhuis en Acto in een vast projectteam drie maanden aan het samenstellen van diverse rapportages, vertaald in dashboards. Belangrijk was om vanaf de start de juiste aanpak te kiezen. “Dat was behoorlijk intensief,” vertelt Hoge Bavel. “Tot je beseft dat je in je eigen spiegel zit te kijken. Ons heeft het geleerd dat je er met reële verwachtingen in moet gaan. De ‘self service’ was toch wat complexer dan gedacht, maar gelukkig heeft Acto ons hierbij prima kunnen helpen. Door elkaars expertise de ruimte te geven en de opgedane kennis intern te verankeren (verschillende users), zijn we er uiteindelijk naar volle tevredenheid uitgekomen. We kregen positieve reacties van onze eindgebruikers.”
Tastbare resultaten
De resultaten van de pilot zijn tastbaar. Naast klantspecifieke rapportages op de drie aandachtsgebieden leverde het team ook rapportages op voor openstaande werk- en inkooporders. Daarnaast draait het systeem exports naar Excel en genereert Acto | BI samengestelde managementrapportages. Hoge Bavel: “Door pure tijdwinst en heldere ‘realtime’ informatievoorziening maakt Acto | BI elke business intelligenter.”
Overzicht aan de ontbijttafel
“De voordelen voor ons zijn helder,” constateert Hoge Bavel. “Geen overbodig typewerk, geen dubbele handelingen en alle informatiestromen vanuit één en dezelfde bron. Onze directeur dook in elk geval ’s zaterdags met de tablet aan de ontbijttafel direct de cijfers in. A la minute het overzicht en direct kunnen handelen, dat is de kracht van Acto | BI.”
Over Klein Poelhuis
Klein Poelhuis Installatietechniek is een moderne aanbieder van totaaloplossingen in de installatietechniek. De grote kracht schuilt in het creëren en realiseren van innovatieve, energiebewuste concepten met optimaal comfort. Wij beperken ons niet tot het leveren van vakwerk en betrouwbare 24-uursservice. We kijken graag verder. Over de volle breedte van het traject dragen we vanuit onze expertise bij aan het uiteindelijke resultaat. Zorg, onderwijs, woningbouw, industrie en overheden zijn voor hen belangrijke sectoren, met klanten als Stork, Siemens, Akzo en Universiteit Twente. Daarbij is actuele informatie cruciaal.
www.kleinpoelhuis.com
