Datum: 22-11-2024
1.1. Deze leveringsvoorwaarden zijn van toepassing op door Acto Informatisering B.V., verder te noemen “Opdrachtnemer”, geleverde diensten van Acto-software, waaronder hosting, softwaregebruik, ondersteuning en consultancy, verder te noemen “Diensten” en door Opdrachtgever zijn geaccepteerd door gebruik te maken van deze Diensten.
1.2. Onder de in deze voorwaarden genoemde werkzaamheden wordt verstaan:
a. Het beschikbaar stellen van de Diensten aan Opdrachtgever.
b. Dat de Opdrachtnemer zich verbonden heeft om voor de duur van de in deze Overeenkomst genoemde periode aan Opdrachtgever toegang te verlenen tot Diensten onder de gelijktijdige verplichting van Opdrachtgever, uit hoofde van deze voorwaarden, nakoming van de verplichtingen zoals genoemd in de Overeenkomst.
c. Dat de inhoud Diensten zonder verdere omschrijving in deze voorwaarden bekend zijn.
In deze voorwaarden hebben de navolgende met een hoofdletter geschreven begrippen de hierna vermelde betekenis.
2.1. Overeenkomst; De Overeenkomst of offerte van Opdrachtnemer aan Opdrachtgever met daarin een beschrijving van de dienstverlening waarin of waarbij de wederzijdse rechten en verplichtingen ten aanzien van de Diensten en het gebruik door Opdrachtgever zijn vastgelegd, waarvan deze voorwaarden onderdeel van uitmaken;
2.2. Diensten; De door Opdrachtnemer te verlenen gebruik van diensten voor Acto-software, waaronder hosting, softwaregebruik, ondersteuning en consultancy en beschreven staan in de overeenkomst.;
2.3. Acto-software; Het gebruik van de programmatuur, apparatuur en onderhoud en beschikbaar stellen van de benodigde infrastructuur om met de software te kunnen werken, als onderdeel van de Diensten;
2.4. Systeem; Het door Opdrachtnemer voor het gebruik van de Diensten ingezette computer en aanverwante apparatuur, en deze online beschikbaar stellen aan Opdrachtgever;
2.5. Vertrouwelijke Informatie; Onder Vertrouwelijke Informatie dient te worden verstaan iedere mondeling of schriftelijk door één der partijen verstrekte informatie waarvan direct duidelijk is dat deze vertrouwelijk is alsmede iedere zulke informatie waarvan de betreffende partij aanduidt dat deze als vertrouwelijk dient te worden behandeld.
2.6. Gegevens; de gegevens die de Opdrachtgever heeft toegevoegd bij het gebruik van de Acto-software.
3.1. Opdrachtnemer verleent aan Opdrachtgever een niet-exclusief en niet- overdraagbaar recht tot gebruik van de Diensten, en de hiermee samenhangende online documentatie;
3.2. Op Opdrachtnemer rust ter zake van de Diensten uitdrukkelijk een inspanningsverbintenis en geen resultaatsverbintenis;
3.3. Het aldus verleende recht is strikt persoonlijk en mag derhalve uitsluitend worden gebruikt door Opdrachtgever, tenzij anders schriftelijk is overeengekomen;
4.1. Opdrachtgever staat ervoor in dat het gebruik zal voldoen aan de gebruiksvoorschriften, -voorwaarden en -procedures, zoals door of namens Opdrachtnemer van tijd tot tijd worden verstrekt.
4.2. De rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst zijn, behoudens uitdrukkelijke schriftelijk toestemming van Opdrachtnemer, niet aan derden overdraagbaar. Het is Opdrachtgever niet toegestaan de rechten uit de Overeenkomst te verkopen, in (sub) licentie te geven, te verhuren, te bezwaren, uit te lenen, vervreemden, verpanden of op welke andere wijze dan ook aan derden ter beschikking te stellen.
4.3. Mits de Opdrachtgever aan al zijn verplichtingen heeft voldaan, ontvangt hij van of namens Opdrachtnemer de benodigde ondersteuning alsmede toegang tot het Systeem, welke Opdrachtgever in staat stelt om de rechten zoals beschreven in de Overeenkomst uit te oefenen.
4.4. Opdrachtnemer is vrij om de ingevoerde gegevens te gebruiken om haar Diensten uit te breiden en/of de kwaliteit van haar Diensten te verbeteren. Hierbij zal Opdrachtnemer zorgdragen dat gegevens geanonimiseerd zijn en nimmer terug te herleiden zijn naar de Opdrachtgever.
4.5. Het is Opdrachtgever niet toegestaan zijn gebruikersnaam, wachtwoord, de documentatie of andere uit de Overeenkomst voortvloeiende rechten aan derden over te dragen of aan derden in gebruik te geven, tenzij Opdrachtnemer hiervoor uitdrukkelijk schriftelijke toestemming heeft gegeven.
5.1. Het verschuldigde bedrag voor het gebruik van de Diensten geschiedt overeenkomstig hetgeen in de Overeenkomst is vastgelegd en waarvoor de Opdrachtgever akkoord heeft gegeven.
5.2. De overeengekomen periodiek verschuldigde bedragen voor licenties gaan in op het moment dat de softwareomgeving aan de Opdrachtgever beschikbaar is gesteld en de licenties in gebruik genomen worden voor gebruik en/of implementatie. Voor overige Diensten geldt zoals is vastgelegd in de Overeenkomst.
Dat betekent concreet dat:
a) Licenties moeten worden gefactureerd op het moment dat zij zijn aangemaakt en beschikbaar gesteld aan de klant.
b) De platformlicentie en licenties voor kerngebruikers en eventuele opties worden gefactureerd zodra deze zijn aangemaakt en beschikbaar tijdens de implementatie, maar wel alleen de licenties die op dat moment benodigd zijn voor implementatie.
c) De overige gebruikerslicenties en opties worden pas gefactureerd vanaf het moment dat deze beschikbaar worden gesteld als de klant live gaat op productie.
d) Gaat een klant gefaseerd live, dan betaalt hij per fase de benodigde en beschikbaar gestelde licenties voor gebruikers, modules en opties.
5.3. Tenzij anders overeengekomen, zijn de door Opdrachtnemer geoffreerde en/of tussen partijen overeengekomen tarieven steeds in Euro en exclusief BTW;
5.4. Opdrachtnemer is gerechtigd de tarieven en de periodiek verschuldigde bedragen jaarlijks per 1 januari aan te passen, waarbij voor diensten van derden de Opdrachtnemer de indexering volgt van deze derden en voor diensten van Opdrachtnemer hiervoor de CBS index voor CAO lonen per maand, exclusief bijzondere beloningen hanteert, waarbij de referentiemaand september van elk jaar is.
6.1. Opdrachtnemer factureert de periodiek verschuldigde tarieven voor de Diensten, conform de Overeenkomst van Opdrachtnemer waarvoor Opdrachtgever opdracht heeft gegeven;
6.2. Opdrachtgever zal voor het gebruik van de Diensten het bedrag of de bedragen zoals overeengekomen betalen binnen 14 dagen na factuurdatum;
6.3. Op het moment dat Opdrachtgever de verschuldigde bedragen niet binnen de gestelde betalingstermijn heeft voldaan, heeft Opdrachtnemer het recht de dienstverlening tijdelijk op te schorten en/of te beëindigen.
7.1. De Overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van één (1) jaar en gaat in overeenkomstig de ingangsdatum waarop de Overeenkomst is geaccepteerd en wordt automatisch telkens met één (1) jaar verlengd, totdat de Overeenkomst door Opdrachtgever en/of Opdrachtnemer wordt opgezegd;
7.2. Elk der partijen heeft de bevoegdheid tot opzeggen en/of ontbinding van de Overeenkomst met dien verstande dat deze schriftelijk dient plaats te vinden met een opzegtermijn van één (1) maand. Partijen zullen wegens opzegging en/of ontbinding nimmer tot enige schadevergoeding zijn gehouden;
7.3. Indien één der partijen surséance van betaling aanvraagt, in staat van faillissement wordt verklaard, tot ontbinding besluit of zijn onderneming staakt dan wel gedurende een redelijke termijn na schriftelijke sommatie in gebreke blijft ten aanzien van het voldoen aan zijn verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst, heeft de andere partij, onverminderd de overige hem te dier zake toekomende rechten, het recht deze opdracht voor de dienstverlening door schriftelijke opzegging te beëindigen. Ook na de beëindiging van de overeenkomst zal artikel 10 en 13 van de Overeenkomst omschreven rechten en verplichtingen onverminderd van kracht blijven;
7.4. Indien Opdrachtgever op het moment van de ontbinding als bedoeld in dit artikel reeds prestaties ter uitvoering van de Overeenkomst heeft ontvangen, zullen deze prestaties en de daarmee samenhangende betalingsverplichting geen voorwerp van ongedaan making zijn, tenzij Opdrachtnemer ten aanzien van die prestaties in verzuim is. Bedragen die Opdrachtnemer vóór de ontbinding heeft gefactureerd in verband met hetgeen hij reeds ter uitvoering van de Overeenkomst heeft verricht of geleverd, blijven met inachtneming van het in de vorige volzin bepaalde onverminderd verschuldigd en worden op het moment van de ontbinding direct opeisbaar;
7.5. Bij beëindiging van de Diensten zal Opdrachtgever en Opdrachtnemer alle in haar bezit zijnde documentatie betreffende de Diensten aan Opdrachtnemer retourneren en geen kopieën behouden. Bij beëindiging van de diensten kan Opdrachtgever aan Opdrachtnemer verzoeken een export in Excel maken van de gegevens. De kosten voor het maken van de export van de gegevens wordt gedragen door de Opdrachtgever. Dit verzoek van Opdrachtgever kan uiterlijk drie (3) maanden na opzegging plaatsvinden, daarna zal Opdrachtnemer deze verwijderen en hiervan geen kopie of back-up bewaren;
7.6. Opdrachtnemer behoudt zich het recht voor om de gebruiksrechten c.q. (het gebruik van) de Diensten op te schorten dan wel te beëindigen, indien Opdrachtgever niet voldoet aan de in dit document gestelde voorwaarden.
8.1. Opdrachtnemer spant zich in voor optimale beschikbaarheid en bereikbaarheid van het Systeem en de Diensten. Opdrachtnemer staat echter uitdrukkelijk niet in voor het (ongestoord) functioneren van telecommunicatieverbindingen en diensten geleverd door derden;
8.2. Opdrachtnemer spant zich in voor een naar de stand van de techniek adequate beveiliging van de Diensten zonder dat daardoor evenwel de eigen verantwoordelijkheid van Opdrachtgever wordt weggenomen voor afdoende beveiliging van haar systemen, gegevens en andere al dan niet gevoelige informatie;
8.3. Opdrachtnemer garandeert dat het Systeem minimaal beschikbaar is op werkdagen van 7.00 – 20.00 uur met een totale beschikbaarheid van gemiddeld 99,9% per jaar en buiten deze uren met een beschikbaarheid van 99%, m.u.v. van de geplande onderhoudswerkzaamheden die altijd buiten de werkdagen van 7.00 – 20.00 uur liggen en vooraf worden aangekondigd;
8.4. Opdrachtnemer verplicht zich bij een volledige uitval van het Systeem dat deze uiterlijk binnen 24 uur weer beschikbaar is voor Opdrachtgever.
8.5. Opdrachtgever stelt opslagruimte ter beschikking voor de database en documenten. Voor ActoBusiness ERP Professional is dat 150 GB in totaal. Per 100 GB extra wordt € 50 per maand aan opdrachtgever doorbelast.
9.1. Opdrachtnemer behoudt zich het recht voor om eenzijdig de planning van release installaties op klantomgevingen te bepalen. In hoofdlijnen bepaalt Opdrachtnemer de momenten waarop nieuwe releases en updates van de software worden uitgerold, inclusief situaties waarin de klant beschikt over een acceptatieomgeving voor test- en evaluatiedoeleinden;
9.2. Afwijken van de door Opdrachtnemer vastgestelde releaseplanning is alleen mogelijk in uitzonderlijke gevallen, waarbij er sprake is van een kritiek issue dat leidt tot een business standstill bij Opdrachtgever. In dergelijke situaties kan, in overleg, worden besloten af te wijken van de voorgenomen installatieplanning om de bedrijfsvoering te waarborgen;
9.3. De voorgenomen planning voor release installaties wordt gespecificeerd in de bijbehorende Service Level Agreement (SLA);
9.4. Indien een release een nieuwe software-cliënt vereist, wordt deze binnen redelijke termijn aan de Opdrachtgever verstrekt, mits wordt voldaan aan geldende afspraken vastgelegd binnen de Algemene Servicevoorwaarden SLA of aanvullende DAP-overeenkomst tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever. Afwijkende afspraken met betrekking tot het verstrekken van nieuwe software-cliënts kunnen uitsluitend worden gemaakt binnen de door Opdrachtnemer bepaalde kaders.
10.1. Opdrachtgever en Opdrachtnemer zullen te allen tijde de verplichtingen voortvloeiende uit de Overeenkomst en deze voorwaarden stipt en getrouw naleven c.q. doen naleven;
10.2. De verleende gebruiksrechten ten aanzien van de Diensten mogen slechts worden aangewend voor legale en legitieme doeleinden. Bovendien mogen deze slechts worden aangewend op zodanige wijze dat geen inbreuk wordt gemaakt op rechten van derden, waaronder begrepen doch niet beperkt tot rechten van intellectuele eigendom;
10.3. Opdrachtgever is steeds verantwoordelijk voor ieder gebruik – waaronder mede begrepen onbevoegd gebruik – dat wordt gemaakt van de Diensten en de aan hem of haar verleende gebruiksrechten en zal zich opstellen en gedragen conform hetgeen van een verantwoordelijk en zorgvuldig gebruiker verwacht mag worden;
10.4. Opdrachtnemer verzorgt of doet verzorgen de noodzakelijke hard- en software en randapparatuur om het gebruik van de Diensten mogelijk te maken. Tevens verplicht de Opdrachtnemer zich in te spannen voor een optimaal beheer van deze componenten, inclusief het dagelijks maken en veiligstellen van een back-up van de gegevens.
11.1. Opdrachtnemer zal zijn gehouden fouten die in de Diensten worden aangetroffen te herstellen. Van zijn kant verbindt Opdrachtgever zich dergelijke fouten onverwijld na ontdekking aan Opdrachtnemer te melden aan de Supportafdeling van Opdrachtnemer.
11.2. Voor schade van Opdrachtgever die voortvloeien uit het werken de Diensten is Opdrachtnemer slechts aansprakelijk, indien de schade het directe gevolg is van een verwijtbare fout van Opdrachtnemer. Van een verwijtbare fout is sprake, indien het een fout betreft die een vakbekwaam Opdrachtnemer met inachtneming van de normale zorgvuldigheid had behoren te vermijden. Voor verwijtbare fouten van zijn personeel is Opdrachtnemer op gelijke wijze aansprakelijk als voor zijn eigen fouten.
11.3. Opdrachtnemer is nimmer aansprakelijk voor de gevolgen van fouten in en/of slechte kwaliteit van de gegevens van derden die gebruikt of ingelezen zijn bij de Diensten.
11.4. Opdrachtnemer is gerechtigd met voorafgaande bekendmaking buiten de beschikbare uren zoals genoemd in 8.3 het Systeem en/of de Diensten (tijdelijk) buiten gebruik te stellen of het gebruik ervan te beperken voorzover dit noodzakelijk is voor het redelijkerwijs benodigde onderhoud of voor de noodzakelijk door Opdrachtnemer te verrichten aanpassingen of verbeteringen van het Systeem en/of de Diensten zonder dat hierdoor een recht op schadevergoeding van Opdrachtgever jegens Opdrachtnemer ontstaat. Opdrachtnemer zal zich inspannen de beperkingen van de beschikbaarheid van het Systeem te minimaliseren.
11.5. Indien aansprakelijkheid van Opdrachtnemer voor schade door Opdrachtgever wordt vastgesteld, zal het bedrag van de schadevergoeding dat voor zijn rekening komt nooit hoger zijn dan de prijs die Opdrachtgever wegens de Diensten van opdrachtnemer op grond van de overeenkomst voor één kalenderkwartaal verschuldigd is. De Opdrachtnemer is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder inbegrepen vervolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie;
11.6. Opdrachtnemer heeft ter dekking van enige schade een goede bedrijfsaansprakelijkheids-verzekering afgesloten.
12.1. Opdrachtnemer is gerechtigd de persoonsgegevens betreffende Opdrachtgever op te nemen in de persoonsregistratie van Opdrachtnemer welke benodigd is voor haar administratie- en beheerstaken;
12.2. De genoemde persoonsregistratie is slechts toegankelijk voor Opdrachtnemer en wordt niet aan derden verstrekt, tenzij Opdrachtnemer hiertoe krachtens de wet of een rechterlijke uitspraak verplicht is of wordt;
12.3. Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer voor alle aanspraken van derden die jegens Opdrachtnemer mochten worden ingesteld wegens schending van de Wet persoonsregistraties en/of wettelijke bewaartermijnen.
13.1. Alle auteursrechten en eventuele overige rechten van Intellectuele Eigendom op de Diensten en de door Opdrachtnemer aan Opdrachtgever ter beschikking gestelde Acto-software en/of Diensten alsmede op de voorbereidende stukken zullen zowel tijdens als na afloop van de Overeenkomst (blijven) berusten bij Opdrachtnemer en/of betreffende derden. De voorwaarden van derden zijn van toepassing op dit het gebruik van de Diensten;
13.2. Voor zover niet uitdrukkelijk anders overeengekomen, behoudt Opdrachtnemer tevens al haar (Intellectuele) Eigendomsrechten op alle andere door haar verstrekte stukken zoals handleidingen, documentatie, afbeeldingen, modellen en offertes;
13.3. Aan Opdrachtgever verstrekte stukken mogen door Opdrachtgever niet worden gekopieerd, nagemaakt, aan derden worden getoond of anders dan voor eigen gebruik gehanteerd.
14.1. Het is Opdrachtgever niet toegestaan informatie van enigerlei vorm ter beschikking te stellen aan derden, en evenmin zal Opdrachtgever derden op enigerlei andere wijze in kennis stellen van de bij de uitvoering van de Diensten verkregen informatie en document, tenzij met uitdrukkelijke toestemming van Opdrachtnemer. Aan het verlenen van toestemming zullen door Opdrachtnemer voorwaarden kunnen worden verbonden.
14.2. Het is Opdrachtnemer niet toegestaan Vertrouwelijke Informatie van Opdrachtgever beschikbaar te stellen aan derden, tenzij die reeds algemeen bekende informatie is of Opdrachtgever hiervoor schriftelijk haar goedkeuring aan heeft gegeven.
15.1. Opdrachtnemer behoudt zich het recht voor deze gebruiksvoorwaarden te wijzigen of aan te vullen.
15.2. Wijzigingen gelden ook ten aanzien van reeds gesloten Overeenkomsten met inachtneming van een termijn van 30 dagen na bekendmaking van de wijziging op de website van Opdrachtnemer of per (elektronische) berichtgeving door Opdrachtnemer. Wijzigingen van ondergeschikt belang kunnen te allen tijde worden doorgevoerd, zulks ter uitsluitende beoordeling door Opdrachtnemer.
15.3. Voor de wijzigingen geldt een stilzwijgende acceptatie. Indien Opdrachtgever bezwaar wil indienen, dient dit binnen 30 dagen na bekendmaking van de wijziging plaats te vinden aan het officiële contactadres van de Opdachtnemer.
16.1. Op de overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen die naar aanleiding van de Overeenkomst mochten ontstaan, zullen ter beslechting worden voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter, met dien verstande dat geschillen die tot de bevoegdheid van de arrondissementsrechtbank behoren, zullen worden voorgelegd aan de rechtbank te Utrecht.
