Datum: 01-01-2025
1.1. Deze gebruikersvoorwaarden zijn van toepassing op door Acto Informatisering B.V., verder te noemen “Opdrachtnemer”, geleverde Diensten van Acto-software, waaronder hosting, softwaregebruik, ondersteuning en consultancy, verder te noemen “Diensten” en door Opdrachtgever zijn geaccepteerd door gebruik te maken van deze Diensten;
1.2. Met deze gebruikersvoorwaarden wordt de basis gelegd voor een transparante en constructieve samenwerking tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever;
1.3. Door akkoord te gaan met deze gebruikersvoorwaarden, verklaren zowel Opdrachtgever als Opdrachtnemer zich volledig bewust te zijn van de inhoud ervan. De aanvaarding van deze voorwaarden betekent dat beide partijen zich verbinden om zich te houden aan alle rechten, plichten en verplichtingen zoals hierin beschreven;
1.4. Indien één van de partijen handelt in strijd met deze gebruikersvoorwaarden, behoudt de andere partij zich het recht voor om actie te ondernemen zoals beschreven in de Overeenkomst en deze gebruikersvoorwaarden;
1.5. Beide partijen verklaren zich bereid voor wijzigingen in de gebruikersvoorwaarden in de toekomst. Opdrachtnemer communiceert deze wijzigingen vooraf aan Opdrachtnemer. Voor de wijzigingen geldt een stilzwijgende acceptatie. Eventueel bezwaar dient, binnen 30 dagen na bekendmaking, schriftelijk plaats te vinden aan het officiële contactadres van de Opdrachtnemer, zoals vastgesteld in deze gebruikersvoorwaarden.
In deze voorwaarden hebben de navolgende met een hoofdletter geschreven begrippen de hierna vermelde betekenis.
2.1. Overeenkomst; De Overeenkomst of offerte van Opdrachtnemer aan Opdrachtgever met daarin een beschrijving van de dienstverlening waarin of waarbij de wederzijdse rechten en verplichtingen ten aanzien van de Diensten en het gebruik door Opdrachtgever zijn vastgelegd, waarvan deze voorwaarden onderdeel van uitmaken.
2.2. Diensten; De door Opdrachtnemer te verlenen gebruik van Diensten voor Acto-software, waaronder hosting, softwaregebruik, ondersteuning en consultancy en beschreven staan in de Overeenkomst.
2.3. Acto-software; Het gebruik van de programmatuur, apparatuur en onderhoud en beschikbaar stellen van de benodigde infrastructuur om met de software te kunnen werken, als onderdeel van de Diensten.
2.4. Systeem; Het door Opdrachtnemer voor het gebruik van de Diensten ingezette computer en aanverwante apparatuur, en deze online beschikbaar stellen aan Opdrachtgever.
2.5. Licentie; Een softwarelicentie of kortweg Licentie legt vast onder welke voorwaarden en beperkingen de Gebruiker de software mag gebruiken. Een Licentie vertegenwoordigt in de meeste gevallen een onderdeel van de totale geboden Dienst van de Opdrachtnemer.
2.6. Gebruiker; Een natuurlijke persoon of rechtspersoon die, op basis van de Overeekomst, rechtmatig toegang heeft tot en gebruik maakt van de Diensten van de Opdrachtnemer.
2.7. Kerngebruiker; Betreft een type Gebruiker, die gedurende de implementatie-fase van het Systeem betrokken is en toegang krijgt tot de geboden Diensten.
2.8. Vertrouwelijke Informatie; Onder Vertrouwelijke Informatie dient te worden verstaan iedere mondeling of schriftelijk door één der partijen verstrekte informatie waarvan direct duidelijk is dat deze vertrouwelijk is alsmede iedere zulke informatie waarvan de betreffende partij aanduidt dat deze als vertrouwelijk dient te worden behandeld.
2.9. Gegevens; De gegevens die de Opdrachtgever heeft toegevoegd bij het gebruik van de Acto-software.
3.1. Opdrachtgever staat ervoor in dat het gebruik zal voldoen aan de gebruiksvoorschriften, -voorwaarden en -procedures , zoals door of namens Opdrachtnemer van tijd tot tijd worden verstrekt;
3.2. De rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst zijn niet aan derden overdraagbaar, tenzij Opdrachtnemer hier schriftelijk toestemming voor geeft;
3.3. Het is Opdrachtgever niet toegestaan de rechten uit de Overeenkomst te verkopen, in (sub) licentie te geven, te verhuren, te bezwaren, uit te lenen, vervreemden, verpanden of op welke andere wijze dan ook aan derden ter beschikking te stellen;
3.4. Het is Opdrachtgever niet toegestaan zijn gebruikersnaam, wachtwoord, de documentatie of andere uit de Overeenkomst voortvloeiende rechten aan derden over te dragen of aan derden in gebruik te geven, tenzij Opdrachtnemer hiervoor uitdrukkelijk schriftelijke toestemming heeft gegeven;
3.5. Zodra Opdrachtgever aan al zijn verplichtingen heeft voldaan, ontvangt hij van of namens Opdrachtnemer de benodigde ondersteuning alsmede toegang tot het Systeem, welke Opdrachtgever in staat stelt om de rechten zoals beschreven in de Overeenkomst uit te oefenen;
3.6. Opdrachtnemer is vrij om de ingevoerde gegevens te gebruiken om haar Diensten uit te breiden en/of de kwaliteit van haar Diensten te verbeteren. Hierbij zal Opdrachtnemer zorgdragen dat gegevens geanonimiseerd zijn en nimmer terug te herleiden zijn naar de Opdrachtgever.
4.1. De overeengekomen periodiek verschuldigde bedragen voor Licenties gaan in op het moment dat het Systeem en daarmee Acto-software aan de Opdrachtgever beschikbaar is gesteld en de Licenties in gebruik genomen worden. Voor overige Diensten geldt zoals is vastgelegd in de Overeenkomst. Dat betekent concreet dat:
a) Algemeen geldt dat Licenties worden gefactureerd op het moment dat deze zijn aangemaakt en beschikbaar zijn gesteld aan de Opdrachtgever;
b) Gedurende de implementatie-fase worden de Licenties die zijn aangemaakt en beschikbaar zijn gesteld aan de Opdrachtgever gefactureerd. In de praktijk zijn dit de volgende Licenties; de platformlicentie, Licenties voor Kerngebruikers en eventuele Licenties voor opties die geactiveerd zijn;
c) Zodra Opdrachtgever operationeel gaat werken met de Acto-software worden de Licenties die zijn aangemaakt en beschikbaar zijn gesteld, gefactureerd;
d) Bij een gefaseerde livegang, wordt per fase vastgesteld, welke Licenties worden verrekend aan de Opdrachtgever;
e) Opdrachtgever heeft de mogelijkheid om het aantal Licenties flexibel op- en af te schalen. Voor het aantal Licenties geldt een minimum aantal zoals is opgenomen in de Overeenkomst.
4.2. Alle door Opdrachtnemer geoffreerde en/of tussen partijen overeengekomen tarieven zijn in Euro’s en exclusief BTW, tenzij anders is overeengekomen;
4.3. Opdrachtnemer is gerechtigd de tarieven en de periodiek verschuldigde bedragen jaarlijks per 1 januari aan te passen, waarbij voor diensten van derden de Opdrachtnemer de indexering volgt van deze derden en voor Diensten van Opdrachtnemer hiervoor de CBS index voor CAO lonen per maand, exclusief bijzondere beloningen hanteert, waarbij de referentiemaand september van elk kalenderjaar is.
5.1. Opdrachtnemer factureert de periodiek verschuldigde tarieven voor de Diensten, conform de Overeenkomst van Opdrachtnemer waarvoor Opdrachtgever opdracht heeft gegeven;
5.2. Opdrachtgever zal voor het gebruik van de Diensten het bedrag of de bedragen zoals overeengekomen betalen binnen 14 dagen na factuurdatum;
5.3. Op het moment dat Opdrachtgever de verschuldigde bedragen niet binnen de gestelde betalingstermijn heeft voldaan, heeft Opdrachtnemer het recht de dienstverlening tijdelijk op te schorten en/of te beëindigen.
6.1. De Overeenkomst wordt aangegaan voor een initiële periode van drie (3) jaar te rekenen vanaf de ingangsdatum zoals vermeld in de Overeenkomst. Na afloop van deze periode wordt de Overeenkomst automatisch verlengd met telkens één (1) jaar, tenzij deze tijdig wordt opgezegd conform bepalingen in dit artikel;
6.2. Opzegging of ontbinding van de Overeenkomst dient altijd schriftelijk te gebeuren. Onder schriftelijk wordt verstaan; per brief of per e-mail, gericht aan het officiële contactadres van de Opdrachtnemer, zoals vastgesteld in deze algemene voorwaarden;
6.3. De opzegging of ontbinding dient uiterlijk drie (3) maanden voor het einde van de contractuele looptijd te worden ingediend. Opzeggingen die na deze termijn plaatsvinden, worden niet in behandeling genomen, en de Overeenkomst zal stilzwijgend worden verlengd voor een periode van één (1) jaar;
6.4. De partij die de opzegging of ontbinding ontvangt, dient binnen vijf (5) werkdagen schriftelijk de ontvangst van dit verzoek te bevestigen. Bij gebreke van een bevestiging kan de verzender bewijzen dat de opzegging of ontbinding tijdig en conform de voorwaarden is verstuurd;
6.5. Indien opzegging of ontbinding van de Overeenkomst plaatsvindt gedurende de looptijd van de Overeenkomst, heeft Opdrachtnemer het recht het minimaal aantal Licenties, zoals vermeld binnen de Overeenkomst, platformlicentie, en eventuele Licenties van derden in rekening te brengen aan Opdrachtgever voor de resterende periode van de Overeenkomst;
6.6. In geval van faillissement, surseance van betaling of liquidatie van één van de partijen, wordt deze overeenkomst automatisch beëindigd. De partij die niet in staat van faillissement verkeert, behoudt zich het recht voor om eventuele kosten voor het afbouwen van de omgeving, het exporteren van data en overige noodzakelijke handelingen bij de failliete partij of diens curator in rekening te brengen. Eventuele vooraf ontvangen betalingen blijven eigendom van de Opdrachtnemer en zullen niet worden gerestitueerd;
6.7. Indien Opdrachtgever op het moment van de ontbinding, zoals bedoeld in dit artikel, reeds prestaties ter uitvoering van de Overeenkomst heeft ontvangen, blijven deze prestaties en de daarmee samenhangende betalingsverplichting in stand en zullen niet worden teruggedraaid, tenzij Opdrachtnemer ten aanzien van die prestaties in verzuim is. Bedragen die Opdrachtnemer vóór de ontbinding heeft gefactureerd in verband met reeds verrichte of geleverde prestaties, blijven onverminderd verschuldigd en worden bij ontbinding direct opeisbaar;
6.8. Bij beëindiging van de Overeenkomst kan Opdrachtgever aan Opdrachtnemer verzoeken om een export van de data uit het Systeem aan te leveren. Opdrachtnemer zal deze prestatie tegen betaling uitvoeren. De betaling voor deze prestatie dient vooraf door de Opdrachtgever te worden voldaan;
6.9. De data van de Opdrachtgever wordt uiterlijk drie (3) maanden na beëindiging van de Overeenkomst bewaard. Na deze periode wordt de data volledig verwijderd, en er zal géén kopie of back-up worden bewaard;
6.10. Bij beëindiging van de Overeenkomst kan Opdrachtnemer kosten in rekening brengen bij Opdrachtgever voor het afbouwen van het Systeem. De hoogte van deze kosten is afhankelijk van de complexiteit van het Systeem, waaronder het aantal omgevingen, eventuele koppelingen, en andere specifieke factoren die bij de afbouw betrokken zijn. De betaling voor deze afbouwkosten dient vooraf door de Opdrachtgever te worden voldaan.
7.1. Opdrachtnemer spant zich in voor optimale beschikbaarheid en bereikbaarheid van het Systeem en de Diensten. Opdrachtnemer staat echter uitdrukkelijk niet in voor het (ongestoord) functioneren van telecommunicatieverbindingen en diensten geleverd door derden;
7.2. Opdrachtnemer spant zich in voor een naar de stand van de techniek adequate beveiliging van de Diensten zonder dat daardoor evenwel de eigen verantwoordelijkheid van Opdrachtgever wordt weggenomen voor afdoende beveiliging van haar systemen, gegevens en andere al dan niet gevoelige informatie;
7.3. Opdrachtnemer garandeert dat het Systeem minimaal beschikbaar is op werkdagen van 7.00 – 20.00 uur met een totale beschikbaarheid van gemiddeld 99,9% per jaar en buiten deze uren met een beschikbaarheid van 99%, Met uitzondering op de geplande onderhoudswerkzaamheden die altijd buiten de werkdagen van 7.00 – 20.00 uur liggen en vooraf schriftelijk worden aangekondigd;
7.4. Opdrachtnemer verplicht zich bij een volledige uitval van het Systeem dat deze uiterlijk binnen 24 uur weer beschikbaar is voor Opdrachtgever;
7.5. Opdrachtgever stelt opslagruimte ter beschikking voor de database en documenten. De initiële opslagruimte is afhankelijk van het aantal Gebruikers binnen de Overeenkomst. Per Gebruiker wordt 2GB opslagruimte beschikbaar gesteld. Indien meer opslag gewenst is, dan kan dit aantal verhoogd worden met de volgende bundels; 100GB, 500GB, 1TB, tegen de geldende tarieven.
8.1. Opdrachtnemer behoudt zich het recht voor om eenzijdig de planning van release installaties op klantomgevingen te bepalen. In hoofdlijnen bepaalt Opdrachtnemer de momenten waarop nieuwe releases en updates van de software worden uitgerold, inclusief situaties waarin de klant beschikt over een acceptatieomgeving voor test- en evaluatiedoeleinden;
8.2. Afwijken van de door Opdrachtnemer vastgestelde releaseplanning is alleen mogelijk in uitzonderlijke gevallen, waarbij er sprake is van een kritiek issue dat leidt tot een business standstill bij Opdrachtgever. In dergelijke situaties kan, in overleg, worden besloten af te wijken van de voorgenomen installatieplanning om de bedrijfsvoering te waarborgen;
8.3. De voorgenomen planning voor release installaties wordt gespecificeerd in de bijbehorende Service Level Agreement (SLA);
8.4. Indien een release een nieuwe software-cliënt vereist, wordt deze binnen redelijke termijn aan de Opdrachtgever verstrekt, mits wordt voldaan aan geldende afspraken vastgelegd binnen de Algemene Servicevoorwaarden SLA of aanvullende DAP-overeenkomst tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever. Afwijkende afspraken met betrekking tot het verstrekken van nieuwe software-cliënts kunnen uitsluitend worden gemaakt binnen de door Opdrachtnemer bepaalde kaders.
9.1. Opdrachtnemer geeft Opdrachtgever het recht om de Diensten en de bijbehorende online documentatie te gebruiken. Dit gebruiksrecht is niet-exclusief en niet-overdraagbaar;
9.2. De verleende gebruiksrechten ten aanzien van de Diensten zijn strikt persoonlijk en mogen alleen door Opdrachtgever worden gebruikt, tenzij anders schriftelijk is overeengekomen;
9.3. De verleende gebruiksrechten ten aanzien van de Diensten mogen slechts worden aangewend voor legale en legitieme doeleinden. Bovendien mogen deze slechts worden aangewend op zodanige wijze dat geen inbreuk wordt gemaakt op rechten van derden, waaronder begrepen doch niet beperkt tot rechten van intellectuele eigendom;
9.4. Opdrachtgever en Opdrachtnemer zullen te allen tijde de verplichtingen voortvloeiende uit de Overeenkomst en deze voorwaarden stipt en getrouw naleven c.q. doen naleven;
9.5. Opdrachtnemer heeft met betrekking tot de Diensten uitsluitend een inspanningsverplichting en geen resultaatverplichting. Dit betekent dat Opdrachtnemer zich zal inspannen om de Dienten zo goed mogelijk uit te voeren, maar niet garandeert dat een specifiek eindresultaat wordt behaald;
9.6. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor ieder gebruik – waaronder mede begrepen onbevoegd gebruik – dat wordt gemaakt van de Diensten en de aan hem of haar verleende gebruiksrechten en zal zich opstellen en gedragen conform hetgeen van een verantwoordelijk en zorgvuldig Gebruiker verwacht mag worden;
9.7. Opdrachtnemer verzorgt of doet verzorgen de noodzakelijke hard- en software en randapparatuur om het gebruik van de Diensten mogelijk te maken. Tevens verplicht de Opdrachtnemer zich in te spannen voor een optimaal beheer van deze componenten, inclusief het dagelijks maken en veiligstellen van een back-up van de gegevens.
10.1. Opdrachtnemer zal zijn gehouden fouten die in de Diensten worden aangetroffen te herstellen. Van zijn kant verbindt Opdrachtgever zich dergelijke fouten onverwijld na ontdekking aan Opdrachtnemer te melden aan de Supportafdeling van Opdrachtnemer;
10.2. Voor schade van Opdrachtgever die voortvloeien uit het werken de Diensten is Opdrachtnemer slechts aansprakelijk, indien de schade het directe gevolg is van een verwijtbare fout van Opdrachtnemer. Van een verwijtbare fout is sprake, indien het een fout betreft die een vakbekwaam Opdrachtnemer met inachtneming van de normale zorgvuldigheid had behoren te vermijden. Voor verwijtbare fouten van zijn personeel is Opdrachtnemer op gelijke wijze aansprakelijk als voor zijn eigen fouten.
10.3. Opdrachtnemer is nimmer aansprakelijk voor de gevolgen van fouten in en/of slechte kwaliteit van de gegevens van derden die gebruikt of ingelezen zijn bij de Diensten;
10.4. Opdrachtnemer is gerechtigd met voorafgaande bekendmaking buiten de beschikbare uren zoals genoemd in 8.3 het Systeem en/of de Diensten (tijdelijk) buiten gebruik te stellen of het gebruik ervan te beperken voorzover dit noodzakelijk is voor het redelijkerwijs benodigde onderhoud of voor de noodzakelijk door Opdrachtnemer te verrichten aanpassingen of verbeteringen van het Systeem en/of de Diensten zonder dat hierdoor een recht op schadevergoeding van Opdrachtgever jegens Opdrachtnemer ontstaat. Opdrachtnemer zal zich inspannen de beperkingen van de beschikbaarheid van het Systeem te minimaliseren;
10.5. Indien aansprakelijkheid van Opdrachtnemer voor schade door Opdrachtgever wordt vastgesteld, zal het bedrag van de schadevergoeding dat voor zijn rekening komt nooit hoger zijn dan de prijs die Opdrachtgever wegens de Diensten van opdrachtnemer op grond van de overeenkomst voor één kalenderkwartaal verschuldigd is. De Opdrachtnemer is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder inbegrepen vervolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie;
10.6. Opdrachtnemer heeft ter dekking van enige schade een goede bedrijfsaansprakelijkheids¬verzekering afgesloten.
11.1. Opdrachtnemer is gerechtigd de persoonsgegevens betreffende Opdrachtgever op te nemen in de persoonsregistratie van Opdrachtnemer welke benodigd is voor haar administratie- en beheerstaken;
11.2. De genoemde persoonsregistratie is slechts toegankelijk voor Opdrachtnemer en wordt niet aan derden verstrekt, tenzij Opdrachtnemer hiertoe krachtens de wet of een rechterlijke uitspraak verplicht is of wordt;
11.3. Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer voor alle aanspraken van derden die jegens Opdrachtnemer mochten worden ingesteld wegens schending van de Wet persoonsregistraties en/of wettelijke bewaartermijnen.
12.1. Alle auteursrechten en eventuele overige rechten van Intellectuele Eigendom op de Diensten en de door Opdrachtnemer aan Opdrachtgever ter beschikking gestelde Acto-software en/of Diensten alsmede op de voorbereidende stukken zullen zowel tijdens als na afloop van de Overeenkomst (blijven) berusten bij Opdrachtnemer en/of betreffende derden. De voorwaarden van derden zijn van toepassing op dit het gebruik van de Diensten;
12.2. Voor zover niet uitdrukkelijk anders overeengekomen, behoudt Opdrachtnemer tevens al haar (Intellectuele) Eigendomsrechten op alle andere door haar verstrekte stukken zoals handleidingen, documentatie, afbeeldingen, modellen en offertes;
12.3. Aan Opdrachtgever verstrekte stukken mogen door Opdrachtgever niet worden gekopieerd, nagemaakt, aan derden worden getoond of anders dan voor eigen gebruik gehanteerd.
13.1. Het is Opdrachtgever niet toegestaan informatie van enigerlei vorm ter beschikking te stellen aan derden, en evenmin zal Opdrachtgever derden op enigerlei andere wijze in kennis stellen van de bij de uitvoering van de Diensten verkregen informatie en document, tenzij met uitdrukkelijke toestemming van Opdrachtnemer. Aan het verlenen van toestemming zullen door Opdrachtnemer voorwaarden kunnen worden verbonden.
13.2. Het is Opdrachtnemer niet toegestaan Vertrouwelijke Informatie van Opdrachtgever beschikbaar te stellen aan derden, tenzij die reeds algemeen bekende informatie is of Opdrachtgever hiervoor schriftelijk haar goedkeuring aan heeft gegeven.
14.1. Op de overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen die naar aanleiding van de Overeenkomst mochten ontstaan, zullen ter beslechting worden voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter, met dien verstande dat geschillen die tot de bevoegdheid van de arrondissementsrechtbank behoren, zullen worden voorgelegd aan de rechtbank te Utrecht.
