Grote complexe projecten met veel uren wil je graag op detailniveau bewaken. Dat moet verder gaan dan het totaal aantal uren per functie op projectniveau. Om dit te realiseren zien we dat er nog steeds veel met Excel gewerkt wordt. Daarmee worden lijsten gemaakt waarop de tijdsbesteding specifiek per activiteit wordt bijgehouden. Als basis hiervoor gebruikt men de totaalstanden uit bedrijfssoftware die vervolgens in de Excellijsten worden verdeeld.
Kortom een herkenbare situatie voor veel van onze klanten die veel extra werk opleverde met een reële foutkans.
Wat kon er al?
Natuurlijk kunt u in de Acto-software een werkbegroting maken en het budget vanuit de werkbegroting per kostensoort overzetten naar het project. En ook het materiaalafroepschema kon worden aangemaakt. Maar dan begon bij de grote projecten het handmatig verdelen van de uren en materialen per activiteit. Complexe materie, waarbij je goed moet kijken dat de juiste vinkjes waren gezet om de juiste budgetten op de juiste activiteit te krijgen. Een proces dat u elke keer veel tijd kost. Of eigenlijk moeten we nu zeggen ‘kostte’, want samen met onze klant Schouten Techniek hebben we hier een oplossing voor ontwikkeld.
Wat hebben we gedaan?
Hiervoor hebben we samen met Bastiaan Lankhoorn en Bob de Maker van Schouten het proces ‘van werkbegroting tot prognose’ onder de loep genomen en het vergaand geoptimaliseerd.
Het doorzetten van inleesbegrotingen (zo noemt Schouten Techniek de calculatie die doorgezet wordt) is een verademing.
Bob de Maker – Hoofd Projectleiding Woningbouw
Detaillering bewakingsniveau
Als voorbeeld hebben we hierbij de afdeling woningbouw van Schouten genomen. Er is gekeken op welke activiteiten er wordt bewaakten en of dat ook het niveau is waarop monteurs hun uren kunnen schrijven. Te weinig activiteiten geeft nog steeds te weinig inzicht en leidt tot Excellijsten, te veel activiteiten leidt tot onoverzichtelijkheid en onnauwkeurigheid voor de monteurs om de uren te kunnen schrijven. Per discipline zijn er een beperkt aantal activiteiten benoemd. Dit proces is de basis geweest voor het verdere proces en procedures.
De basis: een goede calculatie-indeling
Bij de indeling van de calculaties wordt er al rekening mee gehouden, zodat bij opdracht de calculatie eenvoudig kan worden omgezet naar een werkbegroting. De werkbegroting wordt wat getuned en vormt vervolgens de basis voor de bewaking voor de uitvoering op activiteit niveau.
Verdeling budgetten en activiteiten
De informatie van de werkbegroting wordt doorgezet naar de projectadministratie en vervolgens worden met 1 druk op de knop de activiteiten aangemaakt en de budgetten conform de indeling van de werkbegroting over de activiteiten verdeeld. De materialen staan klaar om te worden besteld en de activiteiten zijn bekend in de uren-app voor de monteurs.
Operationele prognose op activiteitniveau
Aan het einde van de periode kan de projectleider op activiteit niveau de operationele prognose maken, die vervolgens kan worden overgenomen in de financiële prognose.
Alle optimalisaties hebben ertoe bijgedragen dat de calculaties van de verschillende disciplines in ca 10 tot 15 minuten zijn omgezet naar de uitvoering. Een besparing van een aantal uur en een foutkans die vele malen kleiner is.
