Herkent u dit? U heeft gekozen voor een ERP-oplossing voor uw bedrijf en in eerste instantie verloopt dat goed. Na een aantal jaar krijgt u echter vaker klachten van medewerkers dat het systeem niet kan wat ze nodig hebben. U gaat twijfelen: heeft u wel de juiste keuze gemaakt, moet u er nog iets naast zetten… Hoe dan ook is er een oplossing nodig. U wilt immers dat het werk voor uw medewerkers prettiger wordt, niet dat ze zich door het ERP geremd voelen. Precies dit maakte ook Klein Poelhuis mee. Wat bleek: door de jaren heen was kennis verloren gegaan en de gebruikers wisten niet wat er allemaal met het ERP kan. Klein Poelhuis maakte een nieuwe start met Acto en nu doet het ERP (weer) precies wat het voor Klein Poelhuis moet doen: tijd besparen, meer inzicht bieden en de administratieve last voor medewerkers verlichten.
Klein Poelhuis biedt totaaloplossingen in de installatietechniek en heeft drie vestigingen in Nederland (Winterswijk, Emmeloord en Hengelo) en één vestiging in Duitsland. Het installatiebedrijf koos in 2015 voor Acto en gebruikt de software voor het uitvoeren van zowel projecten als servicecontracten. Maar dat ging gaandeweg steeds minder soepel. We praten er voor dit artikel over met de directeur van Klein Poelhuis Erwin Berendsen* en Unitmanager Richard Dierkes.
Achterstallig onderhoud
Erwin Berendsen trapt ons gesprek af. Hij werd in 2019 als nieuwe directeur aangesteld bij Klein Poelhuis en toen vielen hem meteen een aantal dingen op: “Ik was onder de indruk van de hoge mate van vakmanschap en de sterke arbeidsethos van de medewerkers. Dat gaf mij heel veel vertrouwen.”
“Wat óók opviel: er werd veel gemopperd op het ERP-pakket. Toevallig kende ik Acto al goed, want ik kwam van Comfort Partners en was daar betrokken geweest bij de implementatie van Acto. Ik wist dus wat de software allemaal kan. Ik besloot op onderzoek uit te gaan en kwam erachter dat er sprake was van achterstallig onderhoud aan onze kant. Het systeem was door de jaren heen niet goed onderhouden. In technische zin niet, het werd niet goed gevuld en bijgehouden en medewerkers waren niet regelmatig getraind om er op de juiste manier mee te werken. Logisch dus eigenlijk, dat gemopper.”
Samen aan de slag
Erwin nodigde Acto uit om samen te kijken naar een oplossing. We besloten een groot maintenance contract dat Klein Poelhuis net had binnengehaald als basis te gebruiken voor een hernieuwde start.
Unitmanager van Klein Poelhuis Richard Dierkes: “We werden in dit nieuwe maintenance contract hoofdcontracthouder en dat betekende onder meer: heel veel werkbonnen met best wel uitgebreide contracteisen. Wij dachten zelf: dat kunnen we niet kwijt in de Acto-software. Maar samen met de consultants van Acto hebben we toen een aantal sessies gehad om het contract stap voor stap in detail door te nemen. Door de proces- en rapportage-eisen binnen het contract op te schrijven en helder te maken, konden we intern duidelijke keuzes maken over hoe we het wilden hebben. Daarbij zagen we dat het juist heel goed kan met Acto.”
Veel meer rust
Richard vervolgt: “Eerder lukte het ons bijvoorbeeld niet om KPI’s te bewaken. Nu zien we exact hoeveel tijd we nog hebben om een storing op te lossen. Daardoor zit er meer rust in de werkzaamheden, we weten wat prioriteit heeft en wat niet. En de klant is tevreden omdat wij ons goed aan de afspraken houden.”
Meer inzicht, veel tijdbesparing
Erwin vertelt wat dit voor Klein Poelhuis betekent. “Voorheen moest iedere melding handmatig in het systeem worden gezet, nu wordt alles automatisch verwerkt vanaf de pdf die de opdrachtgever ons stuurt. De snelheid is dus veel groter, er is geen vertraging meer tussen de melding van de opdrachtgever en de melding naar de monteur. Daarnaast zien we dat klantportalen en Business Intelligence (BI) dashboards essentieel zijn voor inzicht. Ook de verwerkingstijd naar de facturen en daarmee de betaling is veel korter. Dat doet heel veel voor de financiering van je onderhanden werk. En de medewerkers kunnen zich nu weer focussen op wat ze leuk vinden: de techniek.”
Tot één workflow komen
Dat we samen om de tafel zijn gaan zitten, met onze branchekennis stap voor stap het contract doorliepen en daar zoveel mogelijk verschillende gebruikers bij betrokken, maakte veel uit voor het proces. Erwin: “Dat we echt samen bepaalden hoe het proces er nu volgens het contract uit moest zien was goed. Je merkt dat iedereen toch een beetje zijn eigen interpretatie heeft van wat er in zo’n contract staat. We discussieerden soms dus flink: wat staat er nou eigenlijk? Maar die discussies zijn wel belangrijk, we moesten samen tot één workflow komen om tot de gewenste output te komen voor de opdrachtgever.”
Richard beaamt dat: “Het was mooi om te zien hoe snel we met een aantal mensen bij elkaar tot een succes kwamen. In twee middagen hebben we iets goeds bedacht. We sloegen echt spijkers met koppen en iedereen werkt er op dit moment ook zo mee. Ik ben heel trots op het team.”
“Dat het systeem nu zo goed voor ons werkt op dit grote contract met die enorme hoge aantallen bonnen is heel goed voor de motivatie van de medewerkers. Die werkwijze kunnen we nu uitrollen naar de rest van de organisatie.” vult Erwin aan.
“Deze aanpak was bovendien een quick-win. Want, terugkijkend op hoe we het eerder deden, was onze valkuil dat we onderling geen eenduidige afstemming hadden over hoe we iets wilden aanpakken. Daardoor vuurden we vaak losse en soms tegenstrijdige vragen en wensen af op onze ERP-leverancier. Het effect daarvan was dat we alsnog geen goed werkende oplossing kregen, wat ons weer versterkte in ons vooroordeel dat we mogelijk wel op zoek moesten naar iets nieuws.”
“Tegen andere bedrijven die hetzelfde meemaken en veel medewerkers hebben die mopperen op het ERP-systeem zou ik dan ook willen zeggen: betrek je ERP-leverancier heel nauw bij een specifiek contract of project en geef elkaar de gelegenheid te laten zien wat jij nodig hebt en hoe zij dat kunnen leveren. Ik ben ervan overtuigd dat je met deze aanpak verrast zult zijn in hoe snel je zult excelleren. En als de medewerkers zien dat het systeem voor ze werkt is een hernieuwde acceptatie heel snel verkregen.”
Wilt u ook (weer) optimaal gebruik maken en dus profiteren van uw ERP-systeem? Neem dan contact met ons op.
* Erwin Berendsen is sinds april 2021 statutair directeur HOMIJ Technische Installaties.
