Release informatie ActoProject en ActoService 25.10
Release 25.10 ActoProject en ActoService is vanaf nu beschikbaar!
In de releasenotes lees je alles over de verbeteringen en aanpassingen die wij de afgelopen periode in ActoProject / ActoService hebben aangebracht.
Onderstaand een samenvatting van de belangrijkste wijzigingen per proces.
Het kan zijn dat voor bepaalde functionaliteiten instellingen/bedrijfsconstanten aangezet moeten worden. Zie hiervoor release-info op ActoWiki en de SA-informatie, of neem contact op met je accountmanager.
Calculatie
Vanaf deze release controleert het systeem of er wel een uitvoeringsadres is ingevuld voordat je een offerte kunt doorzetten naar een opdracht. Zo voorkom je dat er per ongeluk dossiers zonder adres ontstaan en hoef je minder vaak handmatig te herstellen. Hierdoor werk je niet alleen sneller, maar weet je ook zeker dat alle adresgegevens meteen correct in de offerte staan.
Binnen de calculatiemodule kun je met zogenaamde %-regels een percentage van materiaal en/of arbeid over een reeks regels laten berekenen. Dat bedrag werd altijd als materiaal getoond, zelfs als het eigenlijk hoorde bij uitbesteding of ‘werk derden’. Nu wordt dit bedrag (na aanpassing van de bedrijfsconstante)) onder de juiste noemer geboekt. Zo krijg je een beter inzicht in de kostenverdeling van je offerte en wordt in het totaalscherm “Opvragen offerte prijs (CLC435)” dit bedrag ook als uitbesteding geteld.
Service
Steeds meer installaties zijn op afstand te bedienen. Voor beheer of verhelpen van een storing hoef je dus geen monteur op pad te sturen, maar kun je de installatie op afstand beheren. Voor een snellere afhandeling van werkzaamheden kun je nu aangeven of een installatie remote te bedienen is. In het installatiebeheer geef je dit eenvoudig aan met de waarde ‘Ja’ of ‘Nee’. Is de installatie remote ingesteld, dan zie je dat meteen op verschillende plekken in je systeem.
Bij het versturen van werkorders naar het planbord via de Universele Planbord Koppeling (UPK) bepaalt de software flexibeler welke vestiging wordt gebruikt. Hangt er een monteur aan de werkorder, dan neemt het systeem zijn of haar vestiging over. Is er geen monteur, dan kijkt het programma naar de instellingen in “Algemene instellingen vcnc-programma’s (PRM299)” om te beslissen of de vestiging vanuit het project of uit het dossier moet komen. Deze manier van werken zorgt voor meer flexibiliteit voor het bepalen van de vestiging voor het plannen van de werkzaamheden.
Werk je met een extern FMIS/ MJOP of ander pakket voor het beheren van installaties en contracten? Dan kun je vanaf nu nog meer informatie uitwisselen en actualiseren met het operationele servicesysteem van Acto.
Vanaf deze release kun je nu ook koppelingen (Contract-Installatie) en monteurs/onderaannemers (automatisch) verwerken en hoef je niet langer grote volumes aan data handmatig importeren. Het enige wat je hoeft te doen, is Butlerd goed instellen (bijvoorbeeld in de butlerd.ini) en de juiste taken draaien, waarna het systeem de rest afhandelt.
Ben je geïnteresseerd in het koppelen van ActoService met andere oplossingen vraag naar de mogelijkheden bij uw accountmanager of service-consultant.
Dankzij een uitbreiding van de iMos-koppeling kun je meldkamers en aansluitnummers rechtstreeks inlezen wanneer je werkorders importeert. Als de meldkamer in het stambestand bekend is en het aansluitnummer niet actief is bij een andere installatie, dan wordt dit automatisch aan de juiste werkorder gekoppeld. Dat voorkomt dubbel werk en zorgt ervoor dat je altijd actueel inzicht hebt in de meldkamer- en aansluitnummers die je op je installaties gebruikt.
Logistiek
Zodra een leverancier een orderbevestiging via XML doorstuurt, hoeft die niet langer alle regels (o.a. aantal en de leverdatum) in één keer te bevestigen. We spreken dan van een deelbevestiging. Het systeem verwerkt dan de bevestigde regels alvast, terwijl de nog niet-bevestigde regels een duidelijke rode markering krijgen. Je kunt zo sneller en overzichtelijker doorwerken, zonder te wachten tot alle artikelen tegelijk beschikbaar zijn. Als je wilt werken met deelbevestigingen kun je dat aangeven bij de instellingen per leverancier.
Dit werkt zowel voor orderbevestigingen die via de DICO-standaard worden aangeleverd, maar ook via Gatewise, Artikelbeheer.nl en via de ETIM-message service.
Corrigeren van orderbevestigingen
Ook het corrigeren van de orderbevestigingen is aangepast. Als de artikelcode in de orderbevestiging verschilt van die in de order – bijvoorbeeld door een extra voorloop-nul, of bestelde materiaal is niet meer leverbaar en in de plaats daarvan wordt een ander materiaal geleverd – werd de betreffende orderregel niet automatisch gekoppeld en kon je de orderbevestiging niet accorderen of verwerken.
Met de nieuwe functionaliteit is het mogelijk om een orderbevestigingsregel alsnog handmatig te koppelen aan de juiste orderregel, waardoor je de orderbevestiging vervolgens wél kunt accorderen en verwerken.
Waar je eerder alleen in de module Materiaalafgifte (MAG110) verzendlabels voor DHL en SLS kon printen, kan dat nu ook rechtstreeks bij Expeditieorders (MAG300). Dit is handig als je met meerdere colli werkt: per doos krijg je een unieke barcode en kun je je verzending nauwkeurig volgen. Hierdoor houd je je logistieke proces overzichtelijk en efficiënt. Wil je met deze functionaliteit aan de slag? Neem dan contact met ons op, er zijn aanvullende klant specifieke inrichtingsafspraken nodig.
Om te voorkomen dat gebruikers per ongeluk nieuw magazijnmateriaal toevoegen bij een verkooporder, is er een extra instelling toegevoegd. Staat die uit, dan kan alleen de juiste afdeling magazijnassortiment aanmaken of uitbreiden. Zo blijft de controle over je magazijnvoorraad waar die hoort, en voorkom je dat je magazijnassortiment ‘vervuilt’.
Financieel
De koppeling tussen ActoProject en externe financiële pakketten bevat meer informatie dan voorheen. Bij de export van journaalposten komen nu onder andere het juridisch debiteurennummer, de referentie van de verkoopfactuur en het bestelordernummer van een inkoopfactuur mee. Ook in de NAW-gegevens vind je nieuwe velden, zoals kvk- en vestigingsnummers en tot drie e-mailadressen van debiteurcontactpersonen. Hiermee kun je het externe financiële pakket beter van alle benodigde data voorzien.
Velden export NAW-gegevens debiteuren:
Velden export journaalpost:
Voorheen gaf het systeem waarschuwingen over de kredietlimiet alleen weer in de offertestatus, maar niet meer zodra die op ‘opdracht’ stond. Dat is nu uitgebreid. Totdat een projectdeel volledig administratief gereed is, zie je de kredietwaarschuwingen continu. Zo blijf je bij wijzigingen op de offerte op de hoogte van eventuele financiële risico’s.
