Release informatie ActoProject en ActoService 24.10
Release 24.10 ActoProject en ActoService is vanaf nu beschikbaar! In de releasenotes lees je alles over de verbeteringen en aanpassingen die wij de afgelopen periode in ActoProject / ActoService hebben aangebracht. Onderstaand een samenvatting van de belangrijkste wijzigingen per proces
Het kan zijn dat voor bepaalde functionaliteiten instellingen/bedrijfsconstanten aangezet moeten worden. Zie hiervoor release-info op ActoWiki en de SA-informatie, of neem contact op met je accountmanager.
Calculatie
Bij het opstellen van een berekening wil je eenvoudig regels toevoegen, zelfs tussen bestaande regels. Voorheen moest je handmatig de hernummerings-functie opstarten omdat de regelnummering niet meer opvolgend was. Maar dat is nu verleden tijd. Je kunt de software zo configureren dat deze automatisch de nummering aanpast wanneer je een calculatieregel invoegt.
Service
Het is nu mogelijk om contracten automatisch aan te maken en te activeren op basis van informatie uit bijvoorbeeld een website. Als op de website de juiste/ voldoende informatie wordt ingevuld, kan de informatie direct geïmporteerd worden in ActoService. Hierdoor zijn de handmatige handelingen voor de contractbeheerder tot een minimum, beperkt en kunnen de administratieve kosten sterk worden teruggebracht.
Vanaf 29 februari zal de vernieuwde Formulieren App worden uitgerold. Zodra deze beschikbaar is, kun je die vanuit de Google Play Store of Apple Store downloaden. De nieuwe app heeft niet alleen een frisse look-and-feel gekregen, ook zijn er een aantal functionele optimalisaties:
- Raak nooit meer data kwijt; alle informatie van de formulieren worden in de cloud opgeslagen en gesynchroniseerd met al je andere devices.
- Wachtwoord vergeten? Je kunt nu via de app je wachtwoord resetten.
- Werk je met verschillende omgevingen, bijvoorbeeld omdat je voor verschilleden bedrijven/werkmaatschappijen werkt? Via de Workspaces schakel je makkelijk van de een naar de ander.
- Maak je gebruik van widgets voor het samenstellen de van de formulieren? Ook die hebben een nieuwe lay-out gekregen, maar werken functioneel in principe nog hetzelfde.
Als een registratie telefonisch afgehandeld wordt, krijgt deze niet de status technisch gereed en was het verder afhandelen en factureren dus niet mogelijk. Dat is nu aangepast en wordt de registratie direct gereed gemeld, zodat de registratie automatisch gefactureerd kan worden.
Het is nu mogelijk om correctieve werkorders die gemaakt zijn op basis van korting, automatisch gereed te melden. Dit scheelt weer een aantal handelingen.
Bij het aanmaken van werkorders voor Flexibel Preventief Onderhoud werden abusievelijk ook werkorders aangemaakt als de taakstelling 0 uur was. Dat is natuurlijk niet wenselijk. Dit is nu aangepast en wordt er geen werkorder meer gemaakt. Voor de volledigheid zie je deze nog wel de onderhoudsplanning staan.
Logistiek
Om het bestelproces efficiënter te maken, hebben we een wijziging doorgevoerd waardoor het nu mogelijk is om XML-berichten op te halen en te verwijderen in een Multi B.V.-scenario. Dit geldt ook voor situaties waarbij meerdere debiteurnummers betrokken zijn, zodat elk bedrijf binnen de Multi B.V.-structuur de berichten kan beheren op basis van hun eigen debiteurnummer. Deze aanpassing is gemaakt om dit ook te faciliteren voor het inkopen bij de Technische Unie.
Als je een bestelling plaatst wil je hierbij ook aan kunnen geven wanneer de levering geleverd moet worden, het levertijdstip. Maar het kan ook voorkomen dat de levering op zijn vroegst op datum x , maar uiterlijk op datum y geleverd moet worden. Hiervoor kun je een levertijdvak gebruiken. Het aangeven van een levertijdstip in de XML- bestelorder werd al ondersteund, vanaf deze release kan ook het levertijdvak gebruikt worden.
Het is mogelijk om bij een XML orderbevestiging een e-mail te sturen naar de aanvrager/besteller. Je hebt de optie om dit alleen te doen als de orderbevestiging niet (volledig) akkoord is, of dit altijd te doen. Daarnaast kun je ervoor kiezen om een cc te sturen naar een ander (algemeen) e-mailadres. Het is wenselijk dat het verzenden van de e-mail naar de aanvrager/besteller en het inkoopadres onafhankelijk van elkaar kan worden ingesteld. In de nieuwe situatie is het mogelijk om zowel voor de aanvrager/besteller als voor het algemene inkoop e-mailadres in te stellen of:
- Er altijd een e-mail moet worden verzonden.
- Alleen als de orderbevestiging niet akkoord is.
- Er nooit een e-mail moet worden verzonden.
Financieel
Met een kredietlimiet wordt het maximale openstaande bedrag voor de klant bepaald. Bij overschrijding moet de klant eerst betalen voordat verdere werkzaamheden kunnen worden uitgevoerd. Voor nog meer inzicht en grip op deze limiet hebben we de signalering bij overschrijding van de limiet aangepast en wordt je geattendeerd op het naderen van de vervaldatum waarvoor de kredietlimiet is afgesproken. Met deze aanpassing kun je tijdig actie ondernemen en zo de financiële risico’s tot een minimum beperken.
