BI-oplossing van Acto enthousiast ontvangen
Een specifiek dashboard met de voor u belangrijkste gegevens vanuit uw organisatie, altijd actueel en overal beschikbaar, en met het gemak van een dagverse kant-en-klaarmaaltijd. Wie wil dat nou niet? Op 28 september 2016 organiseerde Acto een speciaal BI-seminar. Diverse sprekers belichtten vanuit verschillende invalshoeken het belang van Business Intelligence, goede data en de trends in het gebruik van die data. Verhalen van theoretisch tot heel concreet. Hoe zet je de grote hoeveelheid beschikbare data (‘ruwe olie’) om in bruikbare informatie, kennis en wijsheid, zodat u de juiste beslissingen kunt nemen? Een verslag van een hoog gewaardeerde ochtend.
Kijkje in de BI-keuken
Acto-directeur Willem Verhoef verzorgt de kick-off van het BI-seminar, dat mag rekenen op grote belangstelling van Acto-klanten en overige geïnteresseerden. Een kijkje in de BI-keuken, want niet alleen delen Klein Poelhuis en IJsseltechnologie vandaag de resultaten van hun pilots, ook het Acto BI–team geeft een update. Het bedrijf DIKW Intelligence laat vanuit een bredere context zien waarom Business Intelligence zo belangrijk is.
Informatiebaron
Gastspreker Wim Lubbers, managing partner van DIKW Intelligence, trapt af met een introductie over Business Intelligence: “Ik vergelijk BI vaak met het proces van oliewinning. Data is de nieuwe olie. De kunst is om de olie goed te raffineren tot bruikbare producten. We leren hoe we de data optimaliseren: van Data naar Informatie naar Kennis naar Wijsheid. Ruwe data is net als die pekachtige olie, daar kun je op zichzelf weinig mee. Het wordt pas interessant als we data structureren en analyseren. Voeg daar een overzichtelijke en samenhangende rapportage – een dashboard – aan toe en u weet 24/7 hoe het zit, en u kunt de juiste acties uitzetten en wijze beslissingen nemen.”
BI gaat niet over hoe we data verzamelen. Het is eerder andersom: welke vraag leeft er binnen de organisatie, hoe borgen we de kwaliteit van die data en hoe nemen we de juiste beslissingen?
Internet of Things
De tijd is niet ver meer weg dat onze supermarkt, gekoppeld aan onze koelkast, ons een bericht stuurt dat er een nieuw pak melk onderweg is. Denk aan slimme meters, autoverzekeraars of de gezondheidsapps op je smartphone. The Internet of Things lijkt nauwelijks nog te stoppen. Bij BI is de vraag alleen niet: hoe verzamelen we data? Het is eerder andersom: welke vraag leeft er binnen de organisatie, hoe borgen we de kwaliteit van die data en hoe nemen we de juiste beslissingen? Coolblue en Bol.com zijn voorbeelden van bedrijven die deze les geleerd hebben. Die reageren en anticiperen razendsnel. TomTom heeft z’n distributiestructuur omgegooid van navigatiekastjes naar dataleverancier: de informatie over gereden ritten en rijgedrag is goud waard. Zo ontstaan er dus heel nieuwe verdienmodellen.
Kracht zit in de data
Na de algemene BI-introductie door DIKW is de vloer voor Jeroen de Vlaam. Hij is projectleider van het Acto BI-Team, dat verder bestaat uit Daniël Hoogkamer en Sarah Postma. De Vlaam: “Voor Acto | BI hebben we de data uit het ERP-systeem geclusterd in overzichtelijke en logische datasets, de zogenaamde ‘datamarts, waarmee u op een eenvoudige wijze heldere rapportages kunt maken.”
Datamart als kant-en-klaar product
Datamarts zou je kunnen vergelijken met de kant-en-klaar-producten in de supermarkt. Als manager wil je bij het opvragen van goede informatie vooral gemak en snelheid. Niet nadenken over de benodigde ingrediënten, niet zelf de aardappelen schillen en voorkoken. Net als een supermarkt biedt ActoProject uiteraard alle benodigde ingrediënten, maar Acto zorgt met doordachte BI-datamarts voor de gevalideerde, dagverse kant-en-klaar-mix voor uw specifieke rapportages. U hoeft die voorbereide mix als het ware alleen maar in de pan te doen en nog even op eigen smaak te brengen. Snel de juiste managementinformatie ‘bereiden’ was nog nooit zo eenvoudig!
Toolonafhankelijk
Met Acto | BI is de keuze voor de visualisatie-tool geheel aan u. De Vlaam: “Zelf hebben wij gekozen voor het gebruiksvriendelijke Power BI van Microsoft. Heeft u al een andere tool in huis, zoals Qlikview of Tableau? Dan sluit u de datamarts van Acto hierop eenvoudig aan. Kiest u voor Power BI, dan heeft u als extra voordeel dat u gebruik kunt maken van onze kant en klare standaard dashboards, die aansluiten bij de branche.”
Self Service BI
De Vlaam: “Bij de start van een BI-project treffen wij in veel gevallen diverse overzichten, losse Excel-bladen en veel verspreide informatie door de organisatie heen. BI brengt deze informatie op gestructureerde en uniforme wijze bij elkaar in zelf samen te stellen dashboards. Met als belangrijkste onderlegger de gevalideerde data uit het ERP-systeem. Zo zorgt Acto ervoor dat iedereen beschikt over dezelfde juiste data. Elke dag staan de geactualiseerde datamarts weer vers klaar. Dat is enorme winst. Het is bovendien ‘self service’ voor de (handige) gebruiker! De gebruikers kunnen hun eigen dashboards samenstellen. Acto | BI kan daarnaast ook nog ‘via de zijkant’ gevoed worden met eigen externe bronnen, zoals Access of Excel.
Onze directeur dook zelfs op zaterdag met zijn tablet in de cijfers. Dankzij deze ervaring tijdens de pilot wil hij nu niet anders meer.
Pilotklanten enthousiast
Acto ontwikkelt niet alleen vóór zijn klanten, maar ook graag in samenwerking mét zijn klanten. Daarom zijn er ook in dit BI-project diverse pilotklanten betrokken geweest. Twee klanten leggen tijdens het seminar uit wat hun ervaringen waren met de pilottrajecten.
Richard hoge Bavel, Hoofd Inkoop en verantwoordelijk voor het facilitair beheer bij Klein Poelhuis, wilde graag meer grip op de debiteuren en het ziekteverzuim: “De BI-pilot heeft ons een spiegel voorgehouden en kan behoorlijk confronterend zijn. Onze directeur dook in elk geval ’s zaterdags met de tablet aan de ontbijttafel direct in de cijfers: “Potverdorie, heeft die klant nou nog niet betaald?” Dat is andere koek dan achteraf de kwartaalcijfers. Dankzij deze ervaring tijdens de pilot wil hij nu niet anders meer.
Ook Fabian van de Raadt, controller bij IJssel Technologie, is enthousiast: “Al tijden zochten wij naar een oplossing voor de urenregistratie en beter zicht op het onderhanden werk. Toen Acto ons vroeg mee te doen aan deze pilot, hoefden we dan ook niet heel lang na te denken. Je moet vooraf goed in kaart brengen wat je wilt, maar het is eenvoudig voor de gebruiker en je krijgt duidelijke, actuele overzichten. We zijn blij met het resultaat!” Lees hier het complete verslag van de pilot bij IJssel Technologie
Verdere uitrol
Ook twee andere klanten van Acto – Baas en Guts Retail – hebben meegedaan aan de pilot. Ook daar zijn de resultaten positief. Volgens Willem Verhoef kunnen klanten vandaag al beginnen met BI. Op dit moment is er al een groot aantal datamarts beschikbaar voor diverse kennisgebieden. Denk aan uren, projecten, financiering onderhanden werk, debiteuren, crediteuren en prestatieverklaringen. Nog dit jaar zien vier nieuwe datamarts het licht, waaronder service en orderregistratie. En ook voor 2017 zijn al drie nieuwe uitbreidingen aangekondigd voor onder meer planning en logistiek. Zeer binnenkort meer. Want het is zoals Cruijff zou zeggen: “Je kunt maar op één moment op tijd komen. Anders ben je te vroeg of te laat. Maar dat zie je pas, als je het door hebt.”
