Een van de speerpunten van het Invictus-project is het ontwikkelen van software op basis van de ‘no hands- filosofie’. Deze denkwijze zorgt er voor dat onnodige of repeterende handelingen geautomatiseerd of zelfs geëlimineerd kunnen worden. Het grote voordeel daarvan is dat uw medewerkers zich alleen nog bezig hoeven te houden met datgene wat echt hun aandacht nodig heeft: de uitzonderingen. Ook binnen het bestelproces zetten wij deze no hands filosofie in en noemen dat Purchase2Pay (of: Order2Pay). De naam zegt het al, een compleet automatisch proces van bestelling tot en met de betaling van de inkoopfactuur.
Het bestellen van materialen is op dit moment een vrij arbeidsintensief proces. Er zijn veel verschillende handelingen nodigen om er zeker van te zijn dat alle benodigde materialen op tijd op de juiste locatie worden afgeleverd. Alleen al het controleren op afwijkingen van de bestelorders kosten veel tijd. En als blijkt dat de leverancier niet (alles) kan leveren wat besteld is, dan volgen er nog heel wat telefoontjes en mailtjes om alles alsnog tijdig te regelen. Maar wat nu als de afwijkingen niet of te laat worden geconstateerd en men op de bouwplaats niet over de juiste materialen kan beschikken? Dat kost u en uw medewerkers veel kostbare tijd. Na het bestellen gaat het administratieve proces binnen uw organisatie verder. De bestelorder moet gematched worden met de orderbevestiging en eventueel met de pakbon en daarna nog met de factuur. Als dat gehele proces is doorlopen, kan de factuur betaald worden. Als u inmiddels nog geen aanmaning heeft ontvangen.
Met het Purchase2Pay proces worden al deze stappen rondom het bestellen, ontvangen en betalen van materialen geautomatiseerd. Het proces begint met een zogenaamde kladorder, om de voorraad te checken bij de door u geselecteerde leverancier. Na het versturen van deze bestelvoorloper is direct bekend of de producten in de bestelde hoeveelheid en met de gewenste leverdatum beschikbaar zijn. Als dit het geval is, dan wordt de kladorder automatisch omgezet in een ‘echte’ bestelorder richting de leverancier. Dit gehele proces, vanaf het versturen van de kladorder tot de definitieve order, neemt hooguit een paar seconden in beslag en verloopt geheel automatisch
Als blijkt dat bepaalde producten niet op voorraad zijn, niet op de gewenste datum geleverd kunnen worden, of niet voldoet aan andere eisen, dan krijgt u binnen het Purcahse2Pay-proces een signaal om actie te ondernemen. U kunt alsnog bij een andere leverancier bestellen en daarmee voorkomen dat het werk op de bouwplaats stilvalt. Ook dit proces verloopt dan weer via het Purchase2Pay-principe en begint weer van voren af aan.
De afwijkingen tussen bestelorder en orderbevestiging ziet u terug in een speciaal dashboard met heldere signalering, waardoor geen enkele afwijking meer aan de aandacht kan ontsnappen.
Bij dit automatische proces is de drie-weg matching tussen order, levering en de inkoopfactuur een logische stap. Hiermee behoort het uitzoekwerk en handmatig accorderen van de inkoopfacturen door bijvoorbeeld de projectleiders tot het verleden. Alle informatie rondom de bestelling is digitaal aanwezig. En ook hier hoeft u alleen maar in actie te komen op de afwijkende facturen.
- Korte verwerking- en bewerkingstijd.
- Reductie van het aantal foutieve of incomplete bestellingen.
- Inzicht in de uitzonderingen, waarop direct actie kan worden ondernomen.
- Door automatische drie-weg matching snellere factuurafhandeling.
- Maakt gebruik van de nieuwste technieken en (branche-) standaarden.
- Communicatie op basis van INSBOU003 en XML
Dit snelle automatische proces is mogelijk door de ontwikkeling en inzet van een aantal (branche-) standaarden. De conceptorder, bestelling, orderbevestiging, ontvangstregistratie en de factuur worden via een XML-bericht in INSBOU003-formaat via webservices volgens de Message Services 3.0 van de Ketenstandaard verstuurd. Voordeel is de directe en automatische afhandeling van de berichten in de bedrijfssoftware van zowel de inkopende als verkopende partij.
