Je hebt een potentiële klant gesproken en je mag een offerte sturen. Tevreden met de nieuwe kans begin je aan het opstellen van een offerte met bijbehorende calculatie waar je potentiële klant én jij een goed gevoel bij hebben. Het opstellen van offertes en calculaties is alleen secuur werk. Door handmatig gegevens en data in te vullen is een foutje zo gemaakt. Met een offerteprogramma kun je efficiënter, sneller en foutloos offertes opstellen en versturen. Hier zijn 5 manieren waarop je dit kunt doen:
1. Gebruik offerteprogramma in de vorm van online software
Offertesoftware helpt je bij het maken, beheren en opvolgen van offertes. Door deze stappen te automatiseren leg je tijdig contact met je leads zodat je deze kansen niet aan je voorbij laat gaan en weet je zeker dat je de juiste prijzen hebt gehanteerd. De software verwerkt automatisch alle bijkomende (staart)kosten en zorgt ervoor dat je een offerte krijgt die voor beide kanten (klant én jij) winstgevend is.
De juiste software voor jou, is de software die het beste aansluit op de behoefte van jouw bedrijf. Neemt het opstellen en versturen van offertes momenteel veel tijd in beslag? Moet er veel gecorrigeerd worden of duurt het zoeken naar gegevens te lang? Kijk dan naar de offerte functionaliteiten van de software en of deze uitgebreid genoeg zijn voor jouw proces. Zo hebben de meeste offerteprogramma’s een koppeling met boekhoudsoftware, een CRM-systeem en voorraadbeheer of zijn ze geïntegreerd in een compleet ERP-pakket. Hierdoor kun je gegevens synchroniseren en dubbel werk voorkomen.
2. Automatiseer repetitieve taken in het offerteprogramma
Een offerteprogramma neemt jouw handmatige taken bij je weg. Denk bijvoorbeeld aan:
Offertenummering
Offerte datum
Gegevens van klanten noteren
Gebruik maken van standaard tekstblokken en afbeeldingen uit bibliotheek
Prijsberekening op basis van prijslijsten, kortingen, staffelprijzen, etc.
Acceptatie door klanten
Omzetten van een offerte naar een factuur
De onderdelen om dit goed uit te kunnen voeren stel je eenmalig in, zodat het offerteprogramma daarna de nodige gegevens bij elke offerte kan gebruiken. Ook is het offerteprogramma gekoppeld aan je relaties zodat de belangrijkste gegevens automatisch geplaatst worden op de offerte.
Wil je zien hoe het offerteprogramma van ActoBusiness werkt?
Sluit dan aan bij ons gratis Webinar. Onze experts laten je aan de hand van een herkenbare praktijkcase in 30 minuten kennismaken met onze oplossing.
3. Professionele offertes in eigen huisstijl
Niet meer je offertes in Word knutselen met je eigen logo, maar professionele en gestandaardiseerde offertes laten opstellen in jouw huisstijl in een offerteprogramma. Dit komt professioneel over bij de klant, het vergroot het vertrouwen en de kans op acceptatie. Een professionele offerte laat zien dat je serieus bent over het leveren van hoogwaardige producten of diensten. De kostbare tijd die je stak in het handmatig opstellen van je offertes en controleren van alle prijzen en gegevens kun je nu steken in andere belangrijke zaken binnen je bedrijf.
4. Inzicht en overzicht
Overzichtelijke administratie geeft jou de inzichten die je nodig hebt om snel te kunnen schakelen met (potentiële) klanten. Zo heb je sneller de doorgegeven wensen van je lead bij de hand en kun je daardoor sneller berekeningen maken en offertes sneller de deur uit sturen.
Een offerteprogramma zorgt voor inzicht in conversieratio’s, winstmarges en andere relevante KPI’s en toont jou de status van je offertes en de nodige acties die je moet ondernemen voor opvolging.
5. Direct versturen en statusinformatie
Verstuur je offertes direct vanuit het offerteprogramma naar je klant, zonder gedoe met aparte e-mails of documenten.
In het offerteoverzicht zie je alle offertes staan, inclusief de status van elke offerte. Ook kan jouw nieuwe klant de offerte direct digitaal ondertekenen. Dit verlaagt de drempel voor je klant en jij krijgt de handtekening vastgelegd op een centrale plek waar alle andere belangrijke gegevens te vinden zijn.
Kortom, met een goed offerteprogramma kun je tijd besparen, professionele offertes maken en je administratie efficiënter beheren. Door sneller correcte offertes te versturen, heb je kans om sneller je omzet te verhogen en houd je meer tijd over voor andere zaken in je bedrijf die om aandacht vragen. Wanneer je snel een offerte kunt sturen, voelt de klant zich serieus genomen en gewaardeerd. Daarnaast kan in een competitieve markt het sneller versturen van offertes het verschil maken tussen wel of geen opdracht binnenhalen. Als jouw concurrenten traag zijn in hun offerteproces, kun jij met een snelle reactie de klant voor je winnen.
Het offerteprogramma binnen ActoBusiness ERP
Het maken van een offerte is niet altijd gemakkelijk zoals je hierboven leest. Wat is de juiste prijs voor jou en je klant? Je wilt het niet te duur maken voor de klant, maar ook jezelf niet in de vingers snijden. Een goede berekening maken waar beide kanten tevreden mee zijn kost tijd. En onnodig veel tijd als je dit nog handmatig doet. De offertesoftware van ActoBusiness helpt je om dit te automatiseren.
Onze offertesoftware zorgt voor een hogere omzet, tevreden klanten en meer tijd in de week. Benieuwd naar hoe de offerte module binnen onze software eruit ziet? Neem een kijkje via onderstaande knop.
