‘Fors minder faalkosten dankzij Acto’
Heinen & Hopman Engineering, opgericht in1965, is uitgegroeid tot een internationale specialist in HVAC-systemen voor de maritieme en offshore markt. Het bedrijf werkt al ruim 20 jaar met ERP-software van Acto en is daar nog altijd erg tevreden mee.
Reinier van Schaik
ICT-manager bij Heinen & Hopman Engineering
Optimaal inzicht in projecten
Heinen & Hopman Engineering maakte jaren geleden de beslissing om over te stappen naar een ander ERP-softwaresysteem. ICT-manager Reinier van Schaik werkt sinds 1992 bij het mondiale bedrijf en was destijds betrokken bij de overstap. “Ons vorige ERP-softwarepakket was financieel ingericht. Wij zijn een projectorganisatie en zochten een ERP-pakket dat ons meer inzicht in onze projecten kon geven.” Uit het selectietraject kwam naar voren dat de software van Acto het best aansloot op deze wensen. “Met dit ERP-pakket kunnen wij ook de werkvoorbereiding organiseren en hebben we altijd een actueel overzicht van de benodigde materialen. Daarnaast bevat het ook projectbewaking, waarmee projectleiders zelf sneller inzicht krijgen over de vorderingen van hun project. Dat was een hele vooruitgang ten opzichte van het vorige pakket, extra voordeel is dat we ook het repeterende handmatige invoerwerk konden wegnemen.” In september 1999 begon Heinen & Hopman Engineering met de implementatie van de nieuwe software en in januari 2000 ging het ERP-systeem live.
Kwalitatieve installaties, duurzame relaties
Heinen & Hopman Engineering is opgericht in 1965 in Bunschoten-Spakenburg en heeft inmiddels meer dan 2.000 vakkundige medewerkers in dienst, op het hoofdkantoor en bij de verschillende dochterondernemingen over de hele wereld. De expertise van het bedrijf richt zich op de verwarming-, koeling- en airconditioninginstallaties in de mariene sector, zoals marineschepen en luxe jachten.
Continue ontwikkelen en optimaliseren
Acto vernieuwt de software regelmatig door nieuwe functionaliteiten toe te voegen en de gebruiksvriendelijkheid te optimaliseren, vaak in samenwerking met een of meerdere klanten. Na de implementatie blijft Heinen & Hopman samen met Acto verbeteringen doorvoeren aan de software. “Het gaat met name om procesverbeteringen”, vertelt Van Schaik. “Zo werd in het verleden bij een bestelling van goederen een memoberichtje geplaatst, om te bellen als de goederen binnen zijn. Inmiddels is het mogelijk om een bestelling te voorzien van een kenmerk, waarna automatisch een berichtje wordt verstuurd als de goederen zijn binnengekomen.”
Dankzij deze verandering zijn onze faalkosten fors gedaald
Een ander voorbeeld van verbetering is dat leidinggevende monteurs iedere maandagochtend een overzicht ontvangen van de geboekte montage-uren op hun projecten. “In het verleden werden projecturen geboekt zonder controle vooraf, maar een typefoutje in een projectnummer was zo gemaakt”, verklaart Van Schaik. “Daar kwamen we echter pas in de projectbewaking achter. Daarom hebben we ervoor gekozen om leidinggevende monteurs wekelijks een overzicht te sturen. Zij weten welke monteurs een week eerder aan een project hebben gewerkt. Ze sturen het overzicht naar de betreffende monteurs met de vraag of het klopt. Dankzij deze verandering zijn onze faalkosten fors gedaald. Zo weten we wekelijks hoe een project ervoor staat, hebben we actuele prognoses en kunnen we tijdig bijsturen. Het lijken kleine verbeteringen en optimalisaties, maar die zorgen wel voor heel veel gemak bij onze medewerkers!”
Ben jij ook toe aan digitaliseren?
Kom dan naar ons gratis Webinar Slimmer werken: van aanvraag tot en met factuur in 5 stappen. Onze experts laten je aan de hand van een herkenbare praktijkcase kennismaken met onze oplossing. Je ziet hoe je in een aantal eenvoudige stappen je aanvragen verwerkt, uitvoert en factureert.
Voorcalculatie en projectbewaking
Ook op gebied van calculaties en projectbewaking zijn er de afgelopen periode diverse optimalisaties doorgevoerd. Het importeren van voorcalculatiedocumenten vanuit Excel in het ERP-systeem van Acto is inmiddels geautomatiseerd. “We werken veel in unieke schepen, zoals luxe jachten en koopvaardijschepen, en voor elk project maken we een voorcalculatie. Dat doen we in een Excel-bestand. Zodra een voorcalculatie daadwerkelijk een project wordt, importeren we het bestand in de Acto-software”, vertelt hij. “Zo’n voorcalculatie kan variëren van slechts twintig verschillende materialen tot een project met meer dan 25 airconditioningsystemen en honderden verschillende materialen. Het importeren gaat automatisch: binnen vijf minuten staat een project in het Acto-systeem. Dit heeft als voordeel dat we tijdens het project kunnen monitoren of het budget op schema zit. Sommige projecten kunnen wel vier jaar duren. Daarnaast beschikt de ERP-software van Acto ook over projectprognoses. “Zo houdt de software onder meer bij of de begrootte materiaalkosten overeenkomen met de marktprijzen, en kunnen we indien nodig de begroting kunnen aanpassen.”
“Dankzij deze verandering zijn onze faalkosten fors gedaald. Zo weten we wekelijks hoe een project ervoor staat, hebben we actuele prognoses en kunnen we tijdig bijsturen. Het lijken kleine verbeteringen en optimalisaties, maar die zorgen wel voor heel veel gemak bij onze medewerkers!”
Samenwerking met Acto
Het voorstel voor de aanpassingen aan de software ontstaan tijdens de werkzaamheden. “Ik krijg van mijn collega’s de vraag of bepaalde onderdelen in het ERP-systeem verbeterd kunnen worden”, legt Van Schaik uit. “Wekelijks heb ik contact met mijn vaste Acto-consultant Marcel Odijk en met hem bespreek ik wat de mogelijkheden zijn om deze onderdelen te optimaliseren. Naast het wekelijkse overleg met de Acto-consultant heeft Van Schaik ook geregeld overleg met accountmanager Rob Elders van Acto. “Met hem bespreek ik met welke zaken Heinen & Hopman Engineering bezig is en welke vernieuwingen bij Acto interessant voor ons kunnen zijn. Daarnaast organiseert Acto regelmatig demonstratiedagen, om een bepaald onderwerp van haar ERP-software te belichten. Dat kan een nieuwe of een bestaande ontwikkeling zijn. Ik ga regelmatig naar zo’n demodag toe, want dat geeft me ook de mogelijkheid om ervaringen uit te wisselen met andere gebruikers van de ERP-software van Acto.”
Dezelfde taal
Van Schaik heeft tips voor bedrijven die op zoek zijn naar een ERP-pakket. “Het belangrijkst is uiteraard dat een bedrijf die de ERP-software implementeert kwaliteit levert. Daarnaast is het van belang dat de ERP-leverancier dezelfde taal spreekt als het bedrijf, zodat ze elkaar goed verstaan. Wij zijn een werktuigbouwkundig installatiebedrijf. Ons proces is vergelijkbaar met het proces van een elektrotechnisch installatiebedrijf, maar zit anders in elkaar dan van een winkel of een fabrikant.” Het kiezen van een leverancier die de unieke behoeften en processen van jouw bedrijf begrijpt, zorgt voor een soepele implementatie en een systeem dat daadwerkelijk bijdraagt aan de efficiëntie en groei van de organisatie.
Benieuwd wat onze online software voor jou en jouw bedrijfsdoelen kan betekenen? Lees dan meer over ActoBusiness ERP via onderstaande knop.
