Als je, net als ik, al meer dan twintig jaar in de installatiebranche meedraait, weet je dat calculeren veel meer is dan wat getallen in een spreadsheet zetten. Het is een vak apart, een combinatie van precisie, inzicht en slim samenwerken. De tijd staat echter niet stil: projecten zijn complexer, bevatten meerdere disciplines en de eisen van opdrachtgevers worden hoger.
Wat helaas niet is toegenomen, is de tijd die je krijgt om een calculatie op te stellen.
Deze blog is geschreven door:
Marcel Odijk – Senior consultant bij Acto
In deze hectische omgeving zijn er twee pijlers die je als calculator helpen om binnen de gestelde termijn betrouwbare calculaties op te kunnen leveren:
- Zorg voor maximale standaardisatie;
- Maak gebruik van een beperkte, maar effectieve set aan rapportages
Door te investeren in standaarden en overzicht, creëer je rust en zekerheid in het proces – en dat betaalt zich direct terug.
Standaardisatie calculaties: een solide basis
Een stevige basis begint bij het werken met moeder- of standaardbegrotingen en ‘recepten’: standaard calculatierichtlijnen die altijd actueel moeten zijn. Helaas kom ik nog te vaak moederbegrotingen tegen die al tien jaar niet zijn bijgewerkt. Dat is vragen om problemen, zeker wanneer je onder tijdsdruk moet calculeren.
Het up-to-date houden van standaardbegrotingen en recepten is een relatief kleine investering, maar levert grote voordelen op. Ook brancheorganisaties zoals 2BA en Techniek Nederland dragen bij door hun data en normen continu actueel te houden. Als deze informatie real-time met je systeem is gekoppeld, beschik je altijd over actuele prijzen, normtijden en voorwaarden. Zo werk je niet alleen sneller, maar zijn calculaties ook betrouwbaarder.
Zonder overzicht geen controle
Zonder heldere rapportages wordt calculeren al snel een hoofdpijndossier. Ervaren calculatoren kunnen een calculatie gelukkig snel inschatten en beoordelen met behulp van kengetallen en de kennis die ze daarover opgebouwd hebben. Denk aan de verhouding tussen loon en materiaal, de balans tussen kostprijs en verkoopprijs, en de onderlinge samenstelling van materiaal, arbeid, materieel en onderaanneming. Met deze informatie zien zij in één oogopslag of een calculatie deugt. Maar wat ik in de praktijk zie, is dat men daarvoor met Excel aan de slag gaat om deze inzichten te krijgen. Dat lijkt handig, maar is foutgevoelig en tijdrovend.
Met een specialistisch calculatieprogramma verminder je de kans op fouten, beschik je over uniforme rapportages en heb je deze kengetallen direct inzichtelijk.
Dat is niet alleen efficiënter, maar geeft ook vertrouwen in de uitkomsten.
Praktijkervaring:
Kleine aanpassingen, groot resultaat
Onlangs hielp ik een installatiebedrijf dat voortdurend worstelde met het afsluiten van een calculatie. Ze gebruikten losse Excel-bestanden, met alle risico’s van dien. Toen ik hen het uniforme eindblad in ActoBusiness Calculatie liet zien, waren ze direct enthousiast. In plaats van zoeken in meerdere documenten, hadden ze nu alles overzichtelijk op 1 document.
Dergelijke verbeteringen lijken misschien klein, maar ze maken een wereld van verschil. Binnen no-time had dit bedrijf niet alleen grip op het afsluiten van calculaties, maar ook meer vertrouwen in het hele proces. Per saldo kost het afronden ook nog eens minder tijd.
Investeren in rust en controle
Rapportages zijn geen kostenpost, maar een waardevolle investering. Ze leveren je rust, duidelijkheid en controle op. In organisaties waar meerdere afdelingen of business-units aan dezelfde calculatie werken, zorgen uniforme rapportages ervoor dat iedereen op één lijn zit. Geen discussie meer over de getallen; alles staat eenduidig in het systeem. Dit bevordert niet alleen de samenwerking, maar vergroot ook het onderlinge vertrouwen. En dat is precies wat je nodig hebt, ongeacht de complexiteit van je projecten.
Samen aan de slag
Ik heb de afgelopen jaren talloze bedrijven geholpen om hun calculaties te stroomlijnen en de resultaten te verbeteren. Steeds weer zie ik dat goede rapportages niet alleen tijd besparen, maar ook een geruststellend gevoel geven.
Kortom: Zit je vast in je calculaties?
Investeer in standaardisatie en heldere rapportages. Het verschil zal je verrassen.
Neem gerust contact met mij of Acto op. Samen kijken we naar de mogelijkheden
die bij jouw situatie passen.
