Met deze vier slimme stappen is uw serviceorganisatie volledig geautomatiseerd en hoeft u zich alleen nog maar te richten op de ‘uitzonderingen’. Management by exception noemen we dat. Door het serviceproces te digitaliseren en alle gegevens elektronisch uit te wisselen, werkt u op een effectieve manier samen met uw klanten en beperkt u (beiden) de administratieve processen.
Digitalisering van uw serviceorganisatie zorgt voor een enorme versnelling in het uitvoeren en afhandelen van de werkorder. Hierdoor neemt de klanttevredenheid toe, worden storingen sneller opgelost en heeft u uw geld eerder op de bank. Acto biedt u met ActoService de mogelijkheid om het gehele serviceproces te automatiseren en digitaliseren: van call-intake tot en met het versturen van de factuur en het ontvangen van de betaling.
Stap 1: Intake – Bespaar tijd door focus op incomplete meldingen
Uw opdrachtgevers kunnen hun storingen of verzoek om ondersteuning via een e-mail of via een bericht via hun serviceportaal direct in ActoService melden. Vervolgens beoordeelt het systeem zelf of er voldoende informatie aanwezig is voor het aanmaken van een werkorder. Is dit niet het geval, dan krijgt u een signalering om de melding verder te beoordelen. Hiermee bespaart u veel tijd, omdat u zich alleen nog hoeft te focussen op de meldingen die onduidelijk of incompleet door het systeem zijn ontvangen. Uit een aantal steekproeven bij onze klanten is gebleken dat het (telefonisch) aannemen en verwerken van een melding gemiddeld 10 minuten duurt. Dankzij de automatische call-intake is dit tot nul te reduceren en heeft u alle tijd voor de incomplete en complexere meldingen.
Stap 2: Planning – Smart plannen voor meer efficiency
Als de informatie van de melding compleet is, dan wordt deze als werkorder automatisch aangemaakt en ingepland, zodat uw medewerkers zo snel mogelijk de storing kunnen oplossen. Uw monteurs zijn kostbare resources, niet alleen omdat u ze salaris moet betalen, maar ook omdat ze in deze markt schaars zijn en u ze natuurlijk zo efficiënt mogelijk wilt inzetten. Door gebruik te maken van ‘smart-planning’, kunt u uw monteurs inplannen op basis van rayon, skills of huidige locatie van de monteur. Dankzij de universele planbordkoppeling die Acto heeft ontwikkeld, kunt u hierbij gebruikmaken van het planningssysteem dat het best bij uw organisatie/proces past.
Stap 3 : Uitvoering – Meer hands-on, minder administratieve lasten
De servicemonteur ontvangt de werkbon via de app op zijn tablet of smartphone en hij kan direct aan de slag. Als hij nog materiaal nodig heeft, bestelt hij deze via de app. Hiermee wordt het materiaal ook direct op de juiste werkbon doorbelast. Ook zijn reistijd en gewerkte uren worden via de app bijgehouden, zodat uw monteur kan doen wat hij het liefste doet: technische problemen oplossen. Hij is bovendien minder tijd kwijt aan administratieve handelingen.
Zodra de klus is geklaard, meldt de monteur de opdracht technisch gereed. Voorheen volgde dan op kantoor de definitieve beoordeling voordat de werkorder naar de facturatie werd doorgezet. Dit proces is nu ook geautomatiseerd. Alleen afgewezen werkorders en registraties worden gesignaleerd en kunnen alsnog door een van uw medewerkers worden beoordeeld en gecorrigeerd. De rest wordt automatisch afgehandeld. Een enorme besparing in tijd.
Stap 4: Financiële afhandeling – Digitale factuur voor nog meer efficiency
Om het facturatieproces nog vlotter te laten verlopen, wordt de werkorder niet alleen automatisch omgezet naar een factuur, conform de afspraken in het contract, maar kan deze ook ‘papierloos’ worden verstuurd. Dit kan via een pdf, die u via de e-mail verstuurt, of geheel elektronisch via een XML-bericht. Uw opdrachtgever hoeft de factuur dan niet eens meer over te typen in zijn financiële systeem; die factuur is direct geboekt. Deze wijze van facturatie is voor opdrachten bij de Rijksoverheid per 1 januari 2017 zelfs verplicht.
Meer informatie over UBL-facturatie
Wilt u weten hoe u uw serviceproces verder kunt optimaliseren en bent u benieuwd naar de mogelijkheden van ActoService? Neem contact met ons op!
