Een nieuw ERP implementeren in coronatijd: de VRI Tech Group deed het
De VRI Tech Group bestaat uit een vijftal technologiebedrijven met op het eerste oog flink uiteenlopende disciplines. Het bedrijf Integron Aandrijftechniek is bijvoorbeeld gespecialiseerd in industrieel onderhoud en Energy service. Wadcon Automation ontwerpt en realiseert machines voor het produceren van onderdelen, het samenstellen van producten en het (duur)testen van componenten. Habeload lifting solutions produceert (semi) automatische industriële tilhulpen. Munter Elektrotechniek is een industriële e-installateur en DTS2 staat voor Dutch Theatre Systems & Services. Toch is er synergie in wat de bedrijven doen. Allemaal focussen ze zich namelijk op alles wat te maken heeft met aandrijvingen, hijsen en heffen. Om meer en beter van elkaars kennis en competenties gebruik te kunnen maken, ging de groep over op één, nieuw ERP-systeem. De keuze viel op Acto.
Projectmanager automatisering Sander Harmsen vertelt dat de bedrijven binnen de groep met veel verschillende systemen werkten. “We wilden dat bij elkaar brengen om meer inzicht te krijgen in de capaciteiten van de verschillende bedrijven en beter en slimmer om te gaan met de aanwezige kennis in de groep. We hadden daarin twee keuzes: verder gaan met een bestaand ERP-systeem in de groep of kiezen voor een hele nieuwe aanpak. We besloten het laatste, ook om voor alle 95 medewerkers in de groep een nieuwe start te maken.”
De keuze viel op Acto vanwege de praktische aanpak, de persoonlijke klik en het toekomstperspectief dat Acto ons biedt.
Longlist, shortlist, keuze
“Eerste stap was het kiezen van een leverancier. Met behulp van een ERP-vergelijkingssite maakten we een longlist en toen we de verschillende aanpakken kenden, maakten we een shortlist. De keuze viel op Acto vanwege de praktische aanpak, de persoonlijke klik en het toekomstperspectief dat Acto ons biedt. We zijn nu live, maar kunnen met Acto nog veel meer dan waar we op dit moment gebruik van maken. Gaandeweg willen we steeds meer uitbreiden.”
Stuurgroep met key users
Sander en zijn collega’s vormden een team van 12 key users die de verschillen en overeenkomsten tussen de werkwijzen van de bedrijven in kaart bracht. Op basis daarvan gingen wij bij Acto samen met dat team aan de slag met de inrichting, het testen en het finetunen van het ERP-systeem.
Implementeren middenin de coronacrisis
Sinds 1 april 2020 is de groep bedrijven live met Acto, middenin de coronacrisis dus. “Dat zat niet mee, maar we besloten het positief te benaderen. Er is nooit een perfect moment om live te gaan, want er is altijd wel iets en het heeft enorme impact op je organisatie. Nu was misschien wel juist een goed moment, omdat andere werkzaamheden stil waren komen te liggen. We gingen dus door en deden de hele implementatie met Acto via Microsoft Teams. Dat werkte prima.”
Beter en sneller inzicht
Inmiddels merken de bedrijven welke voordelen het werken met één systeem ze oplevert. “We hebben nu veel meer en sneller inzicht in onze kostprijs-opbouw, waardoor we betere aanbiedingen doen. Voor- en nacalculaties liggen veel dichter bij elkaar en als er wel afwijkingen zijn, kunnen we die naar de klant goed uitleggen. We nemen opdrachten ook slimmer aan. Zien snel of iets wel of niet bij ons past.”
Strategisch is het voor ons ook van belang de historie van onderhoud vast te leggen en dat gebeurt nu allemaal digitaal.
“Strategisch is het voor ons ook van belang de historie van onderhoud vast te leggen en dat gebeurt nu allemaal digitaal. Als we bij een machine of locatie staan, hebben we direct inzichtelijk wat er eerder bij die machine aan onderhoud is gepleegd. Dat is data, daar kunnen we op gaan plannen, meer-jaren-onderhouds-begrotingen (MJOB’s) maken om klanten een meerwaarde te bieden en de stap te maken naar voorspellend onderhoud.”
Nog wennen voor de medewerkers
“Intern is het voor de medewerkers natuurlijk nog wennen, dit nieuwe systeem en de nieuwe manier van werken. Maar zij zien ook: papiertjes heen en weer schuiven is verleden tijd. Bovendien zijn ze veel meer betrokken bij elkaars werk. Monteurs realiseren zich steeds beter dat als zij bij een storingsmelding niet goed registreren welk werk ze hebben gedaan, hoe lang en met welk materiaal, de afdeling logistiek veel werk heeft om dat achteraf te registreren. Terwijl, als de monteurs het wel goed doen, dat enorm scheelt in het aantal handelingen en rapporten en facturen sneller de deur uit kunnen.”
Toekomstplannen
En welke ambities zijn er nog? “Als alle collega’s goed gewend zijn aan de nieuwe manier van werken en alles lekker loopt gaan we stap voor stap verder. Denk bijvoorbeeld aan het maken van MJOB’s. We willen gebruik gaan maken van het automatisch inlezen van bankafschriften, factuur scanning en het automatisch verwerken van inkomende facturen binnen Acto. En de formulieren app van Acto staat bij ons nu nog op een laag pitje. Daar willen we meer mee gaan doen.”
Besteed aan de voorkant veel aandacht aan het uitschrijven van je processen, dan kun je later gericht en met inhoudelijke kennis op die processen schieten en ze verbeteren.
Durf te standaardiseren
Nog tips voor andere bedrijven? “Besteed aan de voorkant veel aandacht aan het uitschrijven van je processen, dan kun je later gericht en met inhoudelijke kennis op die processen schieten en ze verbeteren: zo werkt het, dit past nog niet helemaal, het moet net even anders. En heb aandacht voor de uitzonderingen die voor jouw bedrijf belangrijk zijn, maar durf ook te standaardiseren. Wij hebben een enorme variëteit aan bedrijven, toch is het ons gelukt dat te vangen in één systeem. Daar plukken wij nu absoluut de vruchten van.
