Succesfactor 1: Centrale projectregistratie
Natuurlijk wil je als projectleider je project zo goed mogelijk uitvoeren en bewaken. Spreadsheets zoals Excel bieden daarbij – ogenschijnlijk – voordelen qua flexibiliteit: je kunt er geheel naar eigen inzicht projectinformatie mee bijhouden. Maar als bedrijf heb je meerdere projecten tegelijk, elk in hun eigen fase en met eigen kenmerken en voortgang.
Centrale projectorganisatie vereist uniforme werkwijze
Wil je die projecten op totaalniveau kunnen bewaken (per afdeling, per vestiging of over het hele bedrijf), dan is het noodzakelijk dat alle informatie correct, tijdig en op dezelfde manier worden vastgelegd in een centraal systeem. Dat vereist een uniforme manier van voorcalculatie (het budget), de gemaakte kosten (de werkelijkheid), facturatie (opbrengsten) en prognose (waar gaan we op uit komen?) En dat alles ook in de tijd gezien. Alleen op die manier ben je als bedrijfsleiding in staat de cijfers met een druk op de knop te interpreteren en daarmee tijdig beslissingen te nemen.
Centrale projectregistratie maakt projecten vergelijkbaar
Een ander belangrijk voordeel van centrale registratie is dat alleen op die manier projecten goed vergelijkbaar zijn. Je kunt pas zinvol sturen als je weet welke projecten gaan goed en vooral welke minder goed of zelfs slecht. En alleen bij een uniforme werkwijze kunnen projectleiders van elkaar leren en tijdig bijsturen.
Succesfactor 2: Opknippen in hapklare projectbrokken
Een tweede succesfactor bij projectbewaking is dat je de projecten opknipt in overzichtelijke, ‘hapklare’ brokken. Zeker bij grotere projecten is het een absolute noodzaak om ze in voldoende activiteiten op te delen en die afzonderlijk te bewaken. Daarbij zet je elke activiteit in de tijd uit, met een eigen budget, en alle relevante kosten registreer je op de betreffende activiteit. Zo kun je op kleine delen van een project een prognose-eindresultaat vaststellen en daarmee al in een vroeg projectstadium afwijkingen signaleren.
Hiermee biedt u de projectleider een goed instrument om het project stapsgewijs bij te sturen. Doe je dit op een uniforme manier, dan kan ook de bedrijfsleiding de voortgang bewaken, op tijd afwijkingen signaleren en bijsturen. Dit in tegenstelling tot de traditionele ‘financiële achteruitkijkspiegel’, waarmee je pas na afloop van een project constateert dat het beter had gekund.
Succesfactor 3: Discipline van uw medewerkers
Natuurlijk helpt een goed ERP-systeem bij het systematisch bijhouden van projectinformatie en het opsplitsen in activiteiten. Maar alleen met de juiste softwaretools ben je er niet.
Misschien wel de meest cruciale succesfactor zit ‘m in de discipline van de organisatie. Goede projectbewaking staat of valt met het op tijd en compleet aanleveren van alle relevante projectafspraken. En daarmee bedoel ik niet alleen de algemene projectafspraken, maar ook van alle meer/minderwerken en lopende (deel)offertes. Je kunt immers alleen zinvol bewaken als je op elk moment precies weet wat er is afgesproken.
Discipline is ook nodig bij het bijhouden van de projectvoortgang. Zo is het zorgvuldig bijhouden van de bestede uren op projecten altijd een uitdaging. Om het slagen hiervan structureel te verbeteren, is het automatiseren van steeds terugkerende handelingen van essentieel belang. Verder moet je nadenken over de vraag “what’s in it for me”. Medewerkers zijn eerder genegen dingen op tijd te regelen als ze er ook wat voor terugkrijgen. Zo zal een monteur graag zijn uren, kilometers en onkosten consequent aan het einde van de dag via een app registreren als hij daarmee aan het einde van de week direct de gemaakte onkosten uitbetaald krijgt.
Onze visie op projectbewaking
Dit zijn slechts drie succesfactoren van zorgvuldige projectbewaking. Uiteraard zijn er veel meer aspecten om rekening mee te houden om uw management te helpen aan de juiste inzichten en het optimaal bewaken van projecten. Acto heeft rondom projectbewaking een bewezen oplossingen ontwikkeld in de vorm van een solide ERP-systeem en een set aan flexibele apps. Een complete visie en methodiek die ervoor zorgt dat u de juiste inzichten krijgt en op tijd kunt ingrijpen als bepaalde projecten uit de pas dreigen te lopen.
Wil je meer weten over onze ERP software? Lees dan verder >>
Over de auteur
Rob Groen
Senior accountmanager
