Baas sloot met Acto aan op Digitaal Samenwerking Platform (DSP) netbeheerders. Het bedrijf heeft daardoor in een paar jaar tijd 300.000 orders geautomatiseerd via de online software van Acto uitgewisseld. Die hebben ze dus niet handmatig hoeven invoeren, wat uiteraard enorm veel tijd en fouten bespaard heeft. Er zijn meer dan een miljoen berichten digitaal uitgewisseld.
Nooit meer overtypen
Steeds meer netbeheerders verwachten van aannemers dat ze gebruikmaken van het Digitaal Samenwerking Platform (DSP). Het DSP is opgericht voor een uniforme, digitale uitwisselingen van berichten, van opdrachtverstrekking tot en met facturering. Er werd een flexibele koppeling ontwikkeld voor Baas met de online software van Acto, waarmee Baas voldeed aan alle eisen en forse tijdsbesparingen behaalde: ‘Met de komst van DSP besparen we zo’n 40 minuten aan administratieve handelingen per opdracht. En dat voor meer dan 20.000 opdrachten per jaar.’
Baas verzorgt onder andere huisaansluitingen voor gas, water, licht en glasvezel in opdracht van netbeheerders als Stedin, Evides, Liander en Enexis. Tot voor kort bracht iedere aansluiting een enorme papierwinkel op gang. Iedere netbeheerder had zijn eigen formulieren die moesten worden ingediend via diverse portals. Dat zorgde ervoor dat Baas en andere infrabedrijven veel tijd kwijt waren met administratieve handelingen, waarbij veel gegevens handmatig werden overgenomen. Het Digitaal Samenwerking Platform bracht daar verandering in.
Ambitieuze deadline
Baas ontving een brief van Liander met een belangrijke aankondiging: op korte termijn neemt Liander het Digitaal Samenwerking Platform (DSP) in gebruik. ‘Dat was voor ons de aanleiding om over te stappen’, vertelt Richard Burggraaf, projectleider ICT bij Baas. ‘Een ambitieuze deadline. Maar het kwam natuurlijk niet als een verrassing. Er lag nog een vooronderzoek naar het optimaliseren van het aansluitproces. Ook daarin lees je al dat er voor elke processtap informatie moet worden overgetypt. Het was toen al duidelijk dat dit goed bedoelde geknutsel niet meer te ondersteunen is.’
‘We laten zien dat we meedenken met netbeheerders, dat we onze techniek op orde en het proces onder controle hebben’
Flexibele communicatielaag
Sinds het vooronderzoek is er veel veranderd, maar er is minstens één constante: Baas werkt al jaren met de ERP-software van Acto. Burggraaf: ‘We zijn met Acto in overleg gegaan hoe de software ons zou kunnen faciliteren in de digitalisering van administratieve handelingen. Acto heeft hiervoor een oplossing ontwikkeld die het mogelijk maakt om vanuit het opdrachtensysteem in Sharepoint Online gegevens uit te wisselen met de software. Dat bood ons de gewenste flexibiliteit.’
Stabiele oplossing
Om de deadline van 1 oktober te halen, startte Baas het BOSS-project, het Baas Opdrachten Service Systeem. Met als doel: een bedrijfsbrede oplossing die geschikt is voor communicatie met alle netbeheerders. Acto richtte een communicatielaag in, die berichten in de loop van een project vertaalt naar een formaat dat direct wordt ingelezen in ActoProject. ‘We hadden een flink wensenlijstje’, geeft Burggraaf toe. ‘Omdat we maar vijf maanden tijd hadden, hebben we gekozen voor een zo snel mogelijke basisoplossing. In een tweede fase hebben we ons gericht op wat er nog ontbrak of verbeterd kon worden. Uiteindelijk hebben we met veel pionierswerk een stabiele oplossing ontwikkeld.’
‘We hebben met veel pionierswerk een stabiele oplossing ontwikkeld’
Uitzonderingen
Voor die tweede fase deed Baas wederom een beroep op Acto in de persoon van Ulf Sallander, senior projectleider bij Acto. ‘In de eerste fase was er geen tijd om rekening te houden met alle uitzonderingen’, vertelt hij. ‘Ik heb voor Baas alle mogelijke oorzaken van uitval in kaart gebracht. Voor elk scenario hebben we vervolgens een oplossing bedacht.’ Als voorbeeld noemt hij dat een monteur ter plekke extra werk constateert, doordat de situatie anders is dan werd aangenomen. ‘Vroeger maakte een monteur dan een schetsje op papier’, vult Burggraaf aan. ‘Op kantoor tekenden we dat opnieuw in en de netbeheerder zette dat weer om naar een digitale tekening. Enorm omslachtig. Nu maakt onze monteur direct een digitale schets, die de netbeheerder direct kan importeren in zijn GIS.’
Opdrachtnummer
In fase 2 werd de oplossing ook flexibeler. ‘Het is voor de workflow belangrijk dat het opdrachtnummer in alle stappen hetzelfde blijft’, noemt Burggraaf als voorbeeld. ‘Toch zijn er situaties waarin je het nummer wilt aanpassen, bijvoorbeeld als de prijs verandert. Nu kunnen we een opdrachtnummer wijzigen met behoud van de volledige workflow.’ Zo bestaat er voor alle scenario’s een antwoord, stelt Sallander vast. ‘Daardoor is er geen uitval meer en behaalt Baas echt alle besparingen.’
40 minuten tijdswinst per opdracht
Die besparingen zijn fors, rekent Burggraaf voor. ‘Er zijn veel minder administratieve handelingen nodig, vooral door administratieve medewerkers en werkvoorbereiders. Zij hoeven niet meer in te loggen op de platforms van de verschillende netbeheerders en niets meer te uploaden, te downloaden of te schetsen. Bij elkaar scheelt dat ongeveer 40 minuten per opdracht. En dat voor meer dan 20.000 opdrachten per jaar.’
Goede PR
‘Nooit meer overtypen is het speerpunt van BOSS’, vat Burggraaf samen. En daarin is het project geslaagd. Maar er is meer dan dat, legt hij uit. Er treden ook minder fouten op: ‘We hebben nu nog scherper zicht op de processtap waarin elk project zich bevindt.’ Minstens zo interessant is de ‘goede PR’ die het Baas oplevert. ‘Met BOSS laten we zien dat we meedenken met netbeheerders, dat we onze techniek op orde en het proces onder controle hebben. Daardoor worden we gezien als een volwaardige contractpartner en een goede kandidaat voor nieuwe aanbestedingen.’
