De implementatie van een nieuw ERP-systeem kan stressvol en tijdrovend zijn. Dat het ook anders kan bewijst Acto. Met jarenlange ervaring met software-implementaties bij installatiebedrijven heeft Acto een bewezen aanpak ontwikkeld voor gegarandeerd succesvolle implementatie. In deze blog delen we onze inzichten van de afgelopen jaren en geven we 6 tips voor een soepele implementatie.
Tip 1: Besteed tijd aan voorbereiding en planning
Net als bij een (groot) installatieproject, begint een vlotte implementatie van software ook met een gedegen voorbereiding. Begin met het opstellen van een gedetailleerd plan lang voordat de daadwerkelijke implementatie start. Hierdoor krijg je voldoende tijd om mogelijke hindernissen te herkennen en op te lossen. Omdat het implementeren van software voor jouw als installateur geen dagelijkse kost is, kies je voor een softwareleverancier die jou hierbij kan helpen. Kies bij voorkeur voor een partner die ruime ervaring heeft met implementaties binnen de installatiebranche en de complexiteit van deze sector begrijpt. Bij Acto hanteren we een bewezen 5-stappenplan dat het implementatieproces gestroomlijnd en succesvol maakt. Wil je meer weten over onze aanpak bij implementaties? Je vindt gedetailleerde informatie over onze implementatiemethode hier.
Tip 2: Zorg voor betrokkenheid van de medewerkers
Bij het selecteren en implementeren van nieuwe software is het belangrijk dat je alle belanghebbenden bij het project betrekt. Nieuwe ERP software betekent in de meeste gevallen dat het werk anders zal gaan worden en waar zaken veranderen, ontstaat weerstand. Om draagvlak te creëren is het van belang om in een vroeg stadium een team samen te stellen met vertegenwoordigers van verschillende afdelingen en betrek hen bij de implementatie en keuzes voor de inrichting van de software. Door hun inbreng en betrokkenheid zal de implementatie beter aansluiten bij de wensen en behoeften van de organisatie en minimaliseert weerstand tegen verandering.
Tip 3: Besteed voldoende tijd aan datakwaliteit en -migratie
Een van de grootste uitdagingen bij ERP-implementaties is de migratie van bestaande gegevens naar het nieuwe systeem. Zorg ervoor dat de gegevens grondig worden opgeschoond en (opnieuw) gestructureerd, voordat je gaat migreren. Onjuiste of vervuilde data kunnen leiden tot fouten en vertragingen in de nieuwe processen. Bij Acto hebben we diverse handige tools die je hierbij kunnen helpen en krijg je van ons diverse handige sjablonen voor het aanleveren van de data. Het lijkt een open deur, maar plan voldoende tijd aan het overzetten van de data en voer uitgebreide tests uit om de nauwkeurigheid te waarborgen. Het investeren van tijd en middelen in deze testfase betaalt zich ruimschoots terug.
Tip 4: Duidelijke en tijdige communicatie
Transparante en tijdige communicatie is de sleutel tot een succesvolle implementatie. Houd alle betrokkenen, van het management tot en met de monteurs, op de hoogte van de voortgang en veranderingen. Door duidelijk te communiceren minimaliseer je verwarring en onzekerheid. Als je meer wilt weten over effectieve communicatie tijdens een implementatie, vraag dan onze whitepaper “Communicatie bij implementatie van nieuwe software” aan.
Tip 5: Training en interne ondersteuning
De sleutel tot een succesvolle implementatie ligt bij goed opgeleide gebruikers die werken met software die lekker werkt en helpt bij het uitvoeren van de werkzaamheden. Training van het personeel is cruciaal om ervoor te zorgen dat ze het nieuwe systeem zo effectief mogelijk benutten. Naast een goede training van de medewerkers, adviseren wij ook altijd om intern een collega (of meerdere) aan te wijzen, voor de interne ondersteuning. Deze collega is bij jullie op kantoor het eerste aanspreekpunt voor alle vragen met betrekking tot de software. Op deze manier kan je heel gemakkelijk de interne kennis over de software vergroten. Uiteraard kan deze collega altijd terugvallen op onze behulpzame support-medewerkers.
Tip 6: Monitoren, evalueren en groeien
De implementatie en de live-gang van de software zijn belangrijke mijlpalen en een moment om samen op een feestelijke manier bij stil te staan. Desondanks is het niet het eindpunt, maar het begin van de reis! Een ERP-systeem is geen statische oplossing, blijf daarom het nieuwe systeem en de processen monitoren en evalueren. Dit helpt je om snel te kunnen identificeren of er nog verdere aanpassingen nodig zijn en hoe het proces nog verder kan worden verbeterd. Blijf op de hoogte van updates en nieuwe functies die worden toegevoegd aan de software, zodat je altijd gebruikmaakt van de nieuwste mogelijkheden en dus het meeste uit je software-investering haalt!
Kortom, je hoeft geen slapeloze nachten te hebben bij het implementeren van nieuwe software. Met de juiste planning en aanpak is een soepele en succesvolle implementatie voor elk project mogelijk. Dankzij onze bewezen aanpak bij Acto garanderen we een naadloze overgang naar je nieuwe ERP-systeem. Wil je meer weten over succesvolle implementatie bij onze klanten? Lees dan het succesverhaal van TotalKlima via onderstaande knop.
Meer weten over ActoBusiness?
Download nu de folder
Vul onderstaand je e-mailadres in en je ontvangt de folder direct in je mailbox!
