Het maken van calculaties is een van de belangrijkste processen binnen de installatiebranche. Professionele offertes op basis van scherpe calculaties zijn de basis voor het succes van het bedrijf, waarbij het draait om winstgevende projecten tegen concurrerende prijzen. Door de stijgende prijzen van materialen, oplopende levertijden en het tekort aan (gekwalificeerd) personeel wordt het allemaal steeds lastiger.
In deze blog geven we je 7 tips om ook in deze uitdagende tijden scherpe calculaties te blijven maken.
1. Profiteer van de economische groei
Laten we met het goede nieuws beginnen, het is namelijk niet allemaal kommer en kwel. De Nederlandse bouwsector groeit nog altijd en zal, ondanks een licht afname, de komende jaren nog wel doorgroeien. Denk alleen maar aan de uitdagingen die er zijn op gebied van de woningmarkt en de ambitie van de overheid om vanaf 2024 100.000 extra woningen bij te bouwen. Ga dus nu aan de slag met de optimalisatie en digitalisering van je calculatieproces. Dat zorgt ervoor dat je méér werk aankunt met hetzelfde aantal (of zelfs minder!) mensen en dus optimaal kan profiteren van de economische groei.
2. Zet in op duurzame installaties
Zoals al genoemd in de eerste tip, blijft de bouwsector de komende periode groeien. Vooral de installatiebranche profiteert van deze groei, die nog eens extra gestimuleerd wordt door de energietransitie en de toegenomen vraag naar energiebesparende installaties, zoals de warmtepomp, isolatie en zonnepanelen. Zet dus in op duurzame installaties en zorg dat je kennis daarover van jou en je collega’s up-to-date blijft zodat je je klanten optimaal kunt blijven adviseren.
3. Leer van je eigen ervaringen
Oei, het maken van fouten doet pijn en kost in de meeste gevallen geld. Zorg dat je leert van je eigen ervaringen en voorkom dat je ze nog een keer maakt. Het maken van een nacalculatie kan je hierbij helpen. Hierbij komen de efficiëntieverschillen en prijsverschillen aan het licht. Dat is belangrijke informatie waar je wat mee kan (en moet) bij het maken van een volgende calculatie.
Efficiëntieverschillen ontstaan wanneer de gecalculeerde hoeveelheden (materiaal en uren) achteraf niet in lijn zijn met de realisatie. Zorg dat je deze inzichten meeneemt bij het maken van een volgende calculatie, zodat je steeds beter inzicht krijgt in realistische hoeveelheden.
Prijsverschillen worden steeds groter als er meer tijd zit tussen de offerte en de daadwerkelijke uitvoering. Zeker nu de materiaalprijzen maar blijven stijgen! Zorg er dus voor dat je goed nadenkt over of en hoe je prijsstijgingen van materialen, maar ook van uurlonen kan doorbelasten. Uit een steekproef binnen onze klantenkring bleek dat 30% van bedrijven niet alle prijsstijgingen doorbelast en daar een valide reden voor heeft.
4. Calculeer altijd met actuele prijs- en artikelinformatie
De stijgende prijzen kwamen al eerder aan de orde, maar ook de lange levertijden zijn voor de bouw- en installatiebranche een probleem. In de concurrerende markt overleef je alleen als je zo efficiënt mogelijk te werk gaat. Dat betekent niet alleen snel kunnen calculeren, maar ook moeten materialen scherp worden ingekocht. Hierbij is de levertijd steeds vaker het belangrijkste aankoopcriterium. Zorg er dus voor dat je bij het maken van de calculatie niet alleen met de meest recente prijzen werkt, maar ook de leveringsinformatie van (vaste) leverancier daarin meeneemt. Deze informatie kan je online bij de groothandels en leveranciers opvragen, of via 2BA.
Nog een groot voordeel van werken met deze bestanden, ze geven niet alleen informatie over prijs en levertijd, je kan ook op basis van diverse productkenmerken heel snel het juiste materiaal selecteren. Zo heb met een druk op de knop alle artikelinformatie bij de hand. Niet alleen heel snel, het reduceert ook nog eens de kans op faalkosten!
5. Maak gebruik van kengetallen
Het specificeren van de calculatieregels kost ook de meest doorgewinterde calculator, veel tijd. Uit onze enquête kwam dat de bestekanalyse en het invoeren van de calculatieregels de grootste tijdvreters waren. Om efficiënter te werken kan je gebruik maken van kengetallen. Hiermee kan je op basis van je eigen ervaringscijfers, of met behulp van andere kengetal-databases, heel snel een betrouwbare raming afgeven bij je opdrachtgever.
6. Maak gebruik van slimme software en slimme mensen
En als we het dan toch hebben over specificeren van calculatieregels, ook dat kan op een slimme en snelle manier. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van calculatienormtijden van Techniek Nederland. Maar ook met behulp van moederbegrotingen, recepten en het kopiëren en hergebruiken van eerdere calculaties. Wij zien nog veel bedrijven die hier Excel voor gebruiken. En dat is tot op zeker hoogte ook een prima oplossing, maar kent zeker ook een aantal valkuilen! Want hoe meer formules in een Excel-bestand, hoe groter de kans dat er toch ergens een foutje in sluipt. En dan hebben we het nog niet eens over het onderhouden van de sjablonen en bestanden. Beter is het om te kiezen voor een calculatie-softwarepakket dat speciaal ontwikkeld is voor jouw branche.
Echte slimme software helpt ook de minder ervaren calculators bij hun werkzaamheden, zeker als die ook nog eens uiterst gebruiksvriendelijk is. Koppel de ‘jonkies’ aan een ervaren calculator en stimuleer kennisdeling, zodat de informatie die in de hoofden van deze ervaren krachten zit, niet verloren gaat. Als je deze kennis ook nog kunt borgen in de software dan ben je helemaal spekkoper!
7. Ontdek de voordelen van ActoCalculatie
Voor wie een combinatie van de bovenstaande tips zoekt en van plan is software te kopen, is bij Acto aan het juiste adres. ActoBusiness Calculatie is dé beste calculatie-software in de branche, voor installateurs en technisch dienstverleners. Iedereen die met Excel overweg kan, kan ook met ActoCalculatie calculaties en offertes maken. Maar dan wel mét alle voordelen op gebied van beheer en standaardisatie. De ERP software werkt samen met alle branchestandaarden ( o.a. 2BA, Techniek Nederland, CUF, Ketenstandaard Bouw en Techniek (o.a. DICO en ETIM etc) en zorgt ervoor dat je meer calculaties kunt maken in minder tijd.
Benieuwd hoe onze klanten met de calculatiesoftware werken? Lees dan de klantcase van Ennatuurlijk via onderstaande knop.
