Neem je je al langer voor om nieuwe software te implementeren, maar komt het er steeds niet van? Had je je oog al laten vallen op een nieuw ERP-systeem, maar stel je de implementatie door de coronacrisis liever uit? Wij merken aan onze gesprekken met installatiebedrijven dat ze soms twijfelen of het slim is om nu zo’n implementatietraject in te gaan. Implementaties zijn immers intensieve trajecten met veel vergadermomenten en brainstorms. Inmiddels kan ik je vertellen: samen implementeren gaat ook heel goed online. Sterker nog: vergaderingen zijn nu efficiënter. En misschien is dit wel júist een goede tijd om nieuwe software te implementeren, omdat de agenda’s van je medewerkers minder vol zijn. Dan leer je nú efficiënter werken en kan je je opdrachtgevers straks een concurrerender aanbod doen.
Dit artikel is geschreven door Christiaan Puyk, afdelingshoofd consultancy bij Acto Informatisering.
Het kwam door een vraag van een installatiebedrijf dat ik afgelopen week op het idee kwam om dit artikel te schrijven. ‘Hoe zien jullie de implementatiemogelijkheden in coronatijd?’, vroeg deze prospect mij. Een hele terechte vraag en vóór de coronacrisis zouden we met elkaar wellicht al snel geneigd zijn te zeggen: dat kan niet. Voor zo’n implementatie moet je veel bij elkaar zijn. Vergader je, brainstorm je, overleg je continu met elkaar.
Inmiddels – 6 weken in intelligente lockdown – weten we met elkaar dat dit soort dingen prima door kan gaan. We merken zelfs dat vergaderingen efficiënter zijn via Microsoft Teams dan live. In zo’n online vergadering kom je toch wat sneller met elkaar to the point. Onze klanten vinden het heel prettig en zijn er zeer positief over.
Juist nu je concurrentiepositie verstevigen
Wat we ook merken: veel installatiebedrijven hebben nu tijd voor de implementatie van nieuwe software. De medewerkers die intensief bij zo’n traject betrokken zijn kunnen er tijd voor vrijmaken. Dus misschien moet je er om die reden wel voor kiezen om het juist nu te doen. Dan benut je deze periode om de nieuwe software te implementeren en de inefficiënties uit je processen te halen, zodat het straks staat als een huis en je een goede – nog betere – concurrentiepositie hebt. Met een bedrijfsvoering zonder al die papieren, talloze foutgevoelige Excel-bestanden, data die kwijtraakt en verschillende werkwijzen. Want als je het wel uitstelt vanwege de coronacrisis, dan stel je het waarschijnlijk voor een langere periode uit. Terwijl de concurrentie wél doorgaat en je concurrentiepositie verslechtert.
Implementeren met ActoSprint
Implementeren in coronatijd werkt bij ons eigenlijk precies hetzelfde als normaal, maar dan met brainstorms en vergaderingen via Microsoft Teams in plaats van live. We noemen onze methode ActoSprint, een gestandaardiseerde en projectmatige aanpak die al jaren zijn kracht bewijst.
ERP software speciaal voor installatiebedrijven
Kortom: we begeleiden jullie graag bij het in gebruik nemen van nieuwe ERP software, ook tijdens deze lockdown. Wil je meer weten over onze software die speciaal is ontwikkeld voor installatiebedrijven, neem dan contact mij op. Meer informatie over onze aanpak ActoSprint vind je in deze whitepaper. Wellicht tot snel en blijf gezond!
ActoSprint in het kort
Stap 1: Planvorming en blauwdruk
We starten altijd met de planvorming, waarin we de projectorganisatie bepalen en de planning definitief maken met elkaar. Na de planvorming maken we inhoudelijk verder kennis met elkaar. Welke processen willen jullie met de software ondersteunen en hoe lopen die processen? We organiseren een online sessie met jullie proceseigenaren om onze best practice inrichting te toetsen en waar nodig wijzigingen direct door te voeren. Besluiten die we niet kunnen maken, brengen we tijdens een online blauwdruk in om er later een klap op te geven.
Stap 2: Voorinrichting en oplevering
Op basis van de online kennismaking en blauwdruk richten we op afstand jullie systeem verder in. We leveren daarna het vooringerichte systeem op. Tijdens een online sessie simuleren we jullie bedrijfsprocessen voor een eerste test.
Stap 3: Procesinrichting en instructie
Via webinars leiden we jullie proceseigenaren op. Dit zijn veelal een-op-een of maximaal een-op-twee sessies. We verfijnen samen met de proceseigenaar het proces.
Stap 4: Dataconversie
Ook het converteren van data uit jullie bestaande bronsysteem of systemen voeren we online uit. We starten deze conversie al gedurende de kennismaking op en stemmen vroegtijdig af welke, hoe en wanneer data wordt geconverteerd. Om de kwaliteit te verhogen voeren we de conversie ter toetsing meerdere keren uit.
Stap 5: Oplevering aan de organisatie
Dan is het moment dat jullie proceseigenaren de inrichting opleveren aan de organisatie. De proceseigenaren simuleren hiervoor hun eigen proces. Tijdens deze online sessie volgt een go/no go voor de volgende stap, namelijk uitrol in de organisatie.
Stap 6: Uitrol in de organisatie
Deze stap is erg afhankelijk van het type of grootte van jullie organisatie. Wij geloven in ieder geval in het online opleiden van de eindgebruikers via webinars. We nemen deze webinars ook op, zodat jullie ze als naslagwerk kunnen gebruiken. Het grote voordeel van een webinar is dat het op afstand (thuis) kan worden gevolgd.
