Het selecteren en implementeren van bedrijfssoftware is geen alledaagse ‘klus’ en voor velen een flink project met de nodige uitdagingen en valkuilen, maar zeker ook kansen! In de media lees je geregeld over mislukte implementaties of ver overschreden budgetten. Zeker de IT-projecten bij overheden lopen op deze manier nogal eens uit. Maar bij Acto kunnen we toch met enige trots zeggen dat het ook anders kan! Namelijk een selectie- én implementatietraject volgens de beproefde ActoSprint-methodiek. Een goed voorbeeld van zo’n geslaagd traject is de live-gang van Eurosafe Solutions, eind 2019.
Na een intensieve periode van inrichten, finetunen van processen, overzetten en leren werken met het nieuwe pakket, is vanuit ons hoofdkantoor het officiële startsein voor de live-gang gegeven. Met de overstap op de Acto-software zette wij vanaf 1 november 2019 een volgende stap in de dienstverlening. Door nog meer processen te digitaliseren, bieden wij sneller een oplossing voor onze klanten en leveranciers.” – Eurosafe Solutions
Wat voorafging – het selectietraject
Het jaar daarvoor tekende het projectteam en directie voor deze samenwerking. “Wij zochten een partij die onze ERP-omgeving kon optimaliseren ter ondersteuning van een aantal strategische doelen én dat onze dienstverlening naar een hoger niveau kon tillen. Acto sloot het beste bij onze wensen aan”, aldus Mark Dubbink, directeur van Eurosafe Solutions.
“Vanaf de eerste demo waren de processen op ons als bedrijf afgestemd. Acto stond direct bovenaan, omdat er aandacht aan onze processen gegeven werd en de demo echt op ons gericht was. Daar onderscheidt Acto zich echt in. Daarnaast is het contact vanaf de eerste minuut goed geweest.”
Blauwdruk
Eind 2018 is Eurosafe Solutions gestart met de eerste fase van de implementatie van het ERP-systeem. De consultants van Acto hebben verschillende kerngebruikers geïnterviewd. Zo hebben zij vastgesteld waar de software goed aansloot en waar uitdagingen lagen. Op basis van deze blauwdruk is de procesinrichting en de implementatie gestart.Inzet van Competence Centre
Een van de pijlers van de ActoSprint-methodiek, is het inzetten van een Competence Centre. Een groep van kerngebruikers, aangevuld met consultants van Acto, die samen werkt aan de implementatie van de software. De kerngebruikers worden direct betrokken bij de verschillende keuzes met betrekking tot de inrichting van de software, omdat alle processen vanaf de eerste minuut werken, leren zo ook de software goed kennen.
Tijdens een aantal zogenaamde simulatiesessies doorlopen de Competence Centre-leden het complete bedrijfsproces. Daardoor ontstaat een helder overzicht van alle functionaliteit en de gekozen werkwijze. “Het is prettig werken met Acto, omdat zij de communicatie met de gebruikers als een belangrijk onderdeel van de implementatie beschouwen. Door het organiseren van simulaties zagen wij precies hoe de software onze processen gingen ondersteunen”, aldus Marc van der Meulen, intern projectleider Eurosafe Solutions. “Het ERP-pakket van Acto is een vooraf ingericht systeem, dat afgesteld is op onze wensen. Zo sluit het perfect aan bij wat wij ermee willen bereiken.”
Go-Live
Overstappen op een nieuw automatiseringspakket is per definitie een complexe beslissing. Het heeft impact op de processen en de organisatie. Ook de live-gang bij Eurosafe Solutions was daarmee best spannend, ondanks dat er veel tijd en energie is gestoken door de medewerkers. Zij waren in de periode voorafgaand van de Go-Live door kerngebruikers van het Competence Centre opgeleid en leerden zo het systeem door en door kennen. Natuurlijk is het wennen, maar het belangrijkste is dat het een enorme stap voorwaarts is.
Het resultaat
“Ons streven is een verstevigd marktleiderschap in Nederland. Onder meer door een beter serviceniveau en een verdere professionalisering van de organisatie,” legt Dubbink uit. “Met de oplossing van Acto worden onze basisprocessen ondersteund in een geïntegreerd systeem, in plaats van losse pakketten.” Door het digitaliseren van bijvoorbeeld calculaties, werkbonnen en keuringsrapporten en door tools zoals de planning en de buitendienstautomatisering maakt Eurosafe een grote efficiëntieslag. Informatie is digitaal beschikbaar, beter herleidbaar en iedereen kijkt naar dezelfde gegevens. Daardoor werken gebruikers sneller en efficiënter en dat merkt vooral de klant.
