U wist het natuurlijk al, want de overheid vertelt het u al enkele jaren: alle facturen aan de overheid moet u binnenkort op elektronisch wijze aanleveren, als zogenaamde e-facturen. Maar elke keer werd het weer uitgesteld, meestal omdat de overheid er zelf gewoon nog niet klaar voor was. Maar nu is het echt zover: alle nieuwe contracten vanaf 1 januari 2017 van de Rijksoverheid moeten gefactureerd worden via het UBL 2.0 formaat. De Rijksoverheid gebruikt hiervoor het netwerk van Simpler Invoicing. Misschien denkt u: het zal ook nu wel loslopen, maar dat doet het niet! Wat nu?
Facturen voor de overheid? Nu echt digitaal!
Bijgaande brief heeft u misschien gehad of van een collega gelezen. Hierin beschrijft de Regisseur Digitalisering inkoop Rijksoverheid wat de nieuwe vereisten zijn op het gebied van e-facturen. De Rijksoverheid geeft aan dat er nu geen technische en organisatorische belemmeringen meer zijn. En dus moeten alle contracten met de Rijksoverheid, afgesloten na 1/1/2017, op de nieuwe elektronische manier gefactureerd worden.
Hoe nu verder?
Als u gebruikmaakt van een softwarepakket voor uw administratie, zoals bijvoorbeeld een ERP-systeem, dan is de eenvoudigste manier om contact te zoeken met uw software-partner. Die kan u verder helpen, zodat u vanuit dat pakket geautomatiseerd e-facturen kunt gaan versturen. Acto Informatisering is zo’n partner en is UBL-Ready gecertificeerd Meer informatie over UBL-Ready leest u hier.
Als u werkt met ActoProject en/of ActoService en u wilt e-facturen versturen naar de Rijksoverheid, en ook naar andere klanten die e-facturen kunnen ontvangen, dan zal Acto u begeleiden in alle stappen. Acto maakt daarbij gebruik van een flexibel in te richten workflow-tool, waarmee u veel eigen instellingsmogelijkheden heeft. Zo kunt u heel eenvoudig instellen wie u intern (via een e-mail) op de hoogte wilt houden van het facturatieproces.
Heeft u na het lezen van bericht of de FAQ nog vragen of wilt u meer informatie over hoe Acto u kan helpen bij het starten met e-facturatie? Neem dan contact met ons op.
FAQ
UBL staat voor Universal Business Language. UBL is een standaard voor elektronische bedrijfsvoering, bijvoorbeeld voor het opstellen van facturen en is ontwikkeld door OASIS. UBL maakt gebruik van XML. Zowel de Nederlandse als Belgische overheid hebben gekozen voor UBL 2.0 als standaard XML-formaat voor e-facturen.
Wie of wat is Simpler Invoicing?
Simpler Invoicing is de community van e-facturatie, ERP en accounting software providers die e-factureren met UBL mogelijk maakt voor iedereen. Simpler Invoicing is een stelsel van afspraken tussen e-facturatie platforms, die het mogelijk maakt om facturen uit te wisselen tussen deze partijen.
De Simpler Invoicing standaard bestaat uit:
- de definitie van een e-factuur in UBL;
- een protocol voor veilige transport van de e-factuur;
- afspraken over veiligheid en betrouwbaarheid.
Wij hebben geen contracten met de Rijksoverheid, waarom zou ik dan toch gaan starten met e-facturen?
Ook als u geen zaken doet met de Rijksoverheid, biedt e-facturatie u een reeks aan voordelen. Onderstaand een overzicht van de voordelen, niet alleen voor u als opdrachtnemer of leverancier, maar ook voor uw opdrachtgever, uw klant.
De voordelen van de e-factuur voor de leverancier:
- Geen papieren facturen meer sturen, dus kosten besparen.
- Geen papieren facturen meer opslaan in een fysiek archief.
- Direct de data versturen vanuit het systeem.
- Een verbeterde service voor de afnemer.
De voordelen van de e-factuur voor de opdrachtgever:
- De crediteurenadministratie is geen postkamer meer want de papieren factuur verdwijnt.
- Daardoor zijn facturen veel sneller te verwerken, want je hoeft papieren facturen niet meer handmatig te verwerken.
- Geen papieren facturen meer opslaan in een fysiek archief.
- Geautomatiseerd de data importeren om snel te verwerken.
- Veel efficiënter werken omdat alle handelingen minder tijd kosten.
Hoe zit het met de wettigheid van e-facturen?
De belastingdienst staat elektronisch factureren al sinds 2009 toe en de Nederlandse overheid heeft de wetgeving per 1 januari 2013 zo aangepast dat een elektronische factuur wettelijk exact hetzelfde wordt behandeld als een papieren factuur. Er is wel een verschil: uw klant moet akkoord gaan met het elektronisch factureren. De kans dat uw klant ‘nee’ zegt tegen een e-factuur is minimaal. De voordelen die voor u gelden, gelden immers ook voor hem! Toch is het verstandig het akkoord te vragen. Dat kunt u uiteraard doen door het te bespreken. Daarnaast kunt u het in uw algemene voorwaarden opnemen, gaat de klant daarmee akkoord, dan gaat hij automatisch akkoord met e-facturatie.
Rob Groen
SENIOR ACCOUNTMANAGER
