Deze blog is geschreven door Theo Kuijer – Senior consultant bij Acto
Vier slimme stappen naar een volledig geautomatiseerde serviceorganisatie
In een wereld waarin efficiëntie en klanttevredenheid centraal staan, kan digitalisering je serviceprocessen drastisch verbeteren. Acto biedt jou de mogelijkheid om taken te automatiseren en gegevens naadloos elektronisch te verwerken, waardoor je ruimte creëert om je te concentreren op uitzonderingen – een benadering die vaak wordt aangeduid als “management by exception”. Hier ontdek je hoe je in vier eenvoudige stappen je serviceorganisatie kunt transformeren.
Theo Kuijer – Senior consultant bij Acto
Als Senior Consultant bij Acto Informatisering B.V. heb ik jarenlange ervaring in de installatiebranche. Mijn focus ligt op het optimaliseren van service- en onderhoudsprocessen bij onze klanten. Met behulp van de Acto-software laat ik bedrijven zien hoe ze efficiënter kunnen werken en hun klanten beter kunnen bedienen. Met praktisch advies en slimme automatiseringsoplossingen zorg ik ervoor dat zij klaar zijn voor verdere groei in een continu veranderende markt.
Stap 1: Efficiënte Intake | Bespaar tijd door focus op incomplete meldingen
Laat je opdrachtgevers eenvoudig storingen of ondersteuningsverzoeken melden via een e-mail of een speciaal serviceportaal. Door deze meldingen direct in een systeem te verwerken, kun je automatisch beoordelen of alle benodigde gegevens aanwezig zijn. Alleen meldingen die onvolledig zijn, vragen om handmatige aandacht. Dit bespaart kostbare tijd en stelt je in staat om je te richten op complexe of onduidelijke gevallen, terwijl routinematige intakeprocessen volledig worden geautomatiseerd.
Stap 2: Planning | Slim plannen van de werkzaamheden
Zodra een melding compleet is, wordt er automatisch een werkorder aangemaakt en ingepland. Dankzij de universele ‘planbordkoppeling’ van Acto kan je hierbij gebruik maken van slimme planningssystemen. Hiermee kan je je monteurs efficiënter inzetten op basis van locatie, vaardigheden of urgentie. Dit verhoogt niet alleen de snelheid van het oplossen van de storing, maar zorgt er ook voor dat kostbare tijd van je technische team maximaal wordt benut.
Aankondigen werkzaamheden bij klanten
Natuurlijk wil je ook je (eind-)klant informeren over de geplande werkzaamheden. Dit kan je via de software van Acto helemaal automatisch laten verlopen. Per type werkorder kan je een workflow instellen, zodat deze berichten automatisch (per e-mail of post) verzonden worden. Je kan denken aan een eerste bericht direct nadat er werkzaamheden zijn ingepland, een reminder een week en dag voorafgaand aan de werkzaamheden. Deze functionaliteiten zijn zelfs zo flexibel dat je op klantniveau een aparte tekst kunt opstellen!
UITNODIGING
Op 1 april 2025 bestaat Acto 45 jaar, tijd voor een feestje! Daarom organiseren we een speciaal event waar iedereen die werkzaam is in de installatiebranche welkom is. Tijdens dit event komen het verleden, heden en de toekomst productieve oplossingen samen.
We hebben een informatief en inspirerend programma samengesteld met diverse sprekers uit de branche.
Stap 3: Uitvoering | Naadloze uitvoering op locatie
Met een digitale werkbon, beschikbaar via een tablet of smartphone, kan je servicemonteur direct aan de slag. Alles wat nodig is, zoals materialen bestellen of uren registreren, gebeurt via dezelfde app. Hierdoor verdwijnen administratieve lasten bijna volledig en kan je monteur zich volledig concentreren op het oplossen van technische problemen.
Werk gereed? Factuur verstuurd!
Zodra de klus is geklaard, meldt de monteur de opdracht technisch gereed. Voorheen volgde dan op kantoor de definitieve beoordeling voordat de werkorder naar de facturatie werd doorgezet. Dit proces is nu ook geautomatiseerd. Alleen afgewezen werkorders en registraties worden gesignaleerd en kunnen alsnog door een van uw medewerkers worden beoordeeld en gecorrigeerd. De rest wordt automatisch afgehandeld. Een enorme besparing in tijd.
Stap 4: Financiële afhandeling | Automatisch factureren én aanmanen
Door het digitaliseren van je facturatieproces wordt het opstellen en versturen van facturen een geautomatiseerd en papierloos proces. Alle informatie vanuit de werkorder wordt, rekening houdend met de afspraken in het contract, automatisch op de factuur gezet. Deze wordt daarna via een e-mail in pdf-formaat of volledig elektronisch met een XML-bestand naar de klant verzonden. Klanten kunnen facturen direct in hun financiële systemen boeken, wat leidt tot snellere betalingen en een soepeler administratief proces.
Automatische aanmaningen
En betaalt je klant de factuur tóch niet binnen de gestelde betalingstermijn? Dan verstuur je automatisch een herinnering. Het aanmanen van niet tijdig betaalde facturen kost in de praktijk veel tijd. Naast het opmaken van de aanmaning kost ook de dossiervorming hiervan tijd. Met de mogelijkheid om automatisch een aanmaning te versturen, verloopt dit proces een stuk efficiënter en jij je de betaling sneller ontvangt.
Benieuwd hoe onze software jouw serviceorganisatie kan helpen?
Plan een vrijblijvende afspraak ik en maak kennis met onze software en ontdek de voordelen voor jouw (service-)organisatie!
