Ketenintegratie kunt u zo breed of smal opvatten als u zelf wilt. Houdt u het vooral klein, binnen uw eigen organisatie of denkt u liever groot? Wilt u als installateur of bouwonderneming toonaangevend blijven, dan moet u in ieder geval samenwerken mét de keten en dus ketenintegratie op de roadmap van uw bedrijf hebben staan. Want ketenintegratie staat voor (faal-)kostenreductie, betere samenwerking en optimale resultaten. En wie wil dat nu niet?
Schakel 1:
De interne keten – Laat uw ERP het werk doen!
U bent het zich misschien niet altijd bewust, maar de keten begint eigenlijk al heel dichtbij, namelijk binnen uw eigen organisatie. Natuurlijk werken uw medewerkers prima samen, maar delen zij daadwerkelijk alle informatie en hebben zij de mogelijkheid om de gegevens van bijvoorbeeld offertetrajecten van collega’s in te zien? Kunnen zij leren van elkaars goede, maar ook minder goede trajecten? Wij zien nog bij veel bedrijven dat veel informatie op een of andere manier verloren gaat en dat iedere collega zelf ‘het wiel weer aan het uitvinden is’. Door op de juiste manier gebruik te maken van bijvoorbeeld uw ERP-systeem kunt u heel veel informatie hergebruiken. Of analyseren, om daar vervolgens lering uit te kunnen trekken.
Schakel 2:
Uw leveranciers – 50% Tijdsbesparing dankzij elektronisch zakendoen
Een volgende schakel in de keten zijn uw leveranciers. Doet u alles al elektronisch? Van aanvraag tot factuur? Door gebruik te maken van de ketenstandaarden, zoals bijvoorbeeld DICO, kunt u het zakendoen met uw leveranciers compleet papierloos maken. Niet alleen goed voor het milieu, maar ook voor uw portemonnee! Acto volgt hierin de standaarden van Ketenstandaard Bouw en Installatie, een samenwerking van S@les in de bouw en ETIM Nederland.
Onderzoek heeft uitgewezen dat elektronisch zakendoen een tijdsbesparing oplevert van 50%. De elektronische opdrachten staan namelijk gelijk op de juiste plek in uw projectadministratie. En als het werk is afgerond volgt (automatisch) een elektronische factuur. De papierstroom is hiermee verdwenen en het overnemen van gegevens en ander handmatig werk is verleden tijd. Daardoor is de kans op invoerfouten minimaal en worden de juiste offerte- en ordernummers gebruikt.
Schakel 3:
Opdrachtgever, klant en onderaannemer – Profiteer van elektronische communicatie bij onderhoud
Vervolgens heeft u ook te maken met de bedrijven die u van werk voorzien, of die u van werk voorziet. Samenwerken, informatie uitwisselen over een opdracht, statusupdates geven en niet te vergeten de factuurstroom. Bij samenwerken komt ook de intermenselijke relatie om de hoek, iets wat we voorlopig niet geautomatiseerd zullen krijgen (tenzij de robotisering ook hier snel zijn intrede doet).
Maar heel veel andere zaken zijn juist prima te automatiseren! Zo kunt u bijvoorbeeld automatisch de meldingen vanuit het systeem van uw opdrachtgever (of direct vanuit het gebouwbeheerssysteem) in uw eigen service-systeem verwerken en plannen. Deze planningsinformatie is direct beschikbaar voor uw opdrachtgever, net als de status updates van de voortgang in de werkorder. Nadat de opdracht technisch gereed is gemeld, wordt de factuur automatisch in het financiële pakket van uw opdrachtgever ‘geschoten’. Niets meer overtypen, geen fouten en geen vertraging meer in informatie en dus snellere betaling! Ook wat betreft het elektronische berichtenverkeer binnen het serviceproces volgt Acto ook de standaarden zoals deze zijn vastgelegd door Ketenstandaard Bouw & Installatie.
Schakel 4:
Overheid, belastingdienst, accountant…
De laatste schakel in de keten wordt gevormd door partijen als de overheid, belastingdienst of uw accountant. Wij noemen dit vaak oneerbiedig het ‘randgebeuren’: noodzakelijk kwaad waar u met uw onderneming niet omheen kunt. Toch vormen zij ook een belangrijke schakel in de keten. Ook bij Acto kunnen we de communicatie met deze diensten niet leuker maken, wel makkelijker. De belastingaangiftes doet u natuurlijk al jaren direct vanuit onze software via een elektronische aangifte. Maar wist u dat u er in de markt ook ontwikkelingen zijn op gebied van portalen waarmee u de communicatie met uw account eenvoudiger kunt maken? Ook hier staan de ontwikkelingen niet stil en uiteraard volgen we die als Acto-zijnde op de voet.
Wij zijn erg benieuwd naar welke ontwikkelingen u nog meer ziet op gebied van ketenintegratie, welke schakels ziet u nog meer?
