4 tips om scherp én nauwkeurig
te blijven calculeren
Als calculator heb je een pittige taak. Je moet offertes snel kunnen opleveren, terwijl je óók 100% zekerheid wilt dat je berekening klopt. Het liefst maak je gebruik van alle kennis en ervaring die er in het bedrijf beschikbaar is. Maar door vergrijzing, het vertrek van ervaren collega’s en de instroom van jonge, minder doorgewinterde calculatoren, wordt die kennis steeds schaarser.
Herkenbaar? Dan is deze blog voor jou. We gaan in op de grootste uitdagingen én laten zien hoe je ervoor zorgt dat je – ook bij hoge werkdruk en minder beschikbare expertise – precieze, concurrerende calculaties blijft maken.
Uitdaging 1
Toenemende werkdruk: snelle offertes die 100% kloppen
Toenemende werkdruk: snelle offertes die 100% kloppen
Elke minuut telt wanneer er een offerteaanvraag binnenkomt. Je wilt geen “nee” verkopen omdat je nog uren bezig bent met handmatig rekenwerk. Maar als je offerte niet waterdicht is, loop je het risico dat je uiteindelijk een project binnenhaalt waar de marge veel lager is dan je had begroot. Het is dus balanceren tussen snelheid en nauwkeurigheid.
Tip:
- Zorg voor een uniforme werkwijze met standaard sjablonen of calculatiemodellen. Hiermee bespaar je tijd en voorkom je rekenfouten.
- Maak gebruik van een online artikelbestand. Hiermee calculeer je niet alleen altijd met de meeste actuele prijzen en kost het onderhouden ervan je geen enkele moeite.
Uitdaging 2
Kennisverlies door vergrijzing
Ervaren calculatoren hebben door de jaren heen een schat aan kennis opgebouwd over materialen, montagewijzen, uurtarieven en risico’s. Als zij met pensioen gaan (of simpelweg niet altijd beschikbaar zijn), gaat die knowhow vaak verloren. Nieuwe medewerkers moeten ingewerkt worden en hun kennis nog opbouwen, wat zorgt voor vertraging en een grotere kans op fouten.
Tip:
Maak kennisoverdracht een vast onderdeel van jullie dagelijkse proces. Dat kan door:
- Het opzetten van een kennisbank met veelvoorkomende vraagstukken en leg standaardcalculaties vast in moederbegrotingen en recepten.
- Coaching door senior-calculatoren: laat junioren meekijken of samen werken in een digitale omgeving, zodat zij kennis direct kunnen overnemen.
Uitdaging 3
Onervaren collega’s die zoeken naar ‘houvast’
Nieuwe, jonge calculatoren willen dolgraag meedraaien, maar hebben nog niet alle kennis voor het maken van (gedetailleerde) calculaties in de vingers. Ze hebben behoefte aan overzichtelijke tools, duidelijke instructies en de zekerheid dat hun werk wordt gecontroleerd door een ervaren collega of geholpen worden door de juiste tools (bijvoorbeeld met AI!) die signaleren dat er bepaalde getallen of prijzen afwijken van wat het systeem had verwacht.
Tip:
- Maak gebruik van software of templates die stap voor stap door de benodigde invulvelden loopt en gebruik maakt van herbruikbare, standaard structuren. Zo kun je jonge calculatoren begeleiden, en weet je zeker dat belangrijke details niet worden overgeslagen.
- Maak gebruik van automatische controles en signaleringen op bijvoorbeeld ontbrekende kostenposten of onvolledige materiaalgegevens.
- Maak gebruik van rapportages die inzicht verschaffen in de calculatie en je een betrouwbaar beeld geven van een aantal kengetallen, zoals de verhoudingen tussen arbeid en materiaalkosten.
Uitdaging 4
Het gebruik van Excel: flexibel, maar wél foutgevoelig!
Veel calculatoren maken gebruik van Excel. je kunt snel aanpassingen doen, je eigen formules maken en rapporten op maat maken. Het grote nadeel is dat je je formules per ongeluk kunt overschrijven of cellen verwijdert die cruciaal zijn voor het eindtotaal. Verouderde rekenprogramma’s kunnen dit probleem soms deels ondervangen, maar missen vaak de flexibiliteit en mogelijkheden om mee te groeien met je projecten en de nieuwste ontwikkelingen in de branche.
Waarom is calculeren met Excel een risico?
- Je vindt fouten soms pas laat, terwijl je offerte al de deur uit is.
- Versiebeheer is complex. Werken meerdere collega’s tegelijkertijd in hetzelfde Excel-bestand, dan kunnen er verschillende versies gaan rondzwerven.
- Integratie met andere systemen (bijvoorbeeld je ERP) is beperkt of ingewikkeld, waardoor je veel dubbel werk doet.
Tip:
Kies voor een moderne calculatietool die integreert met je ERP-systeem. Kies voor een oplossing die wel de bekende look-and-feel heeft van Excel, maar dan wel binnen een beheerde omgeving. Zo verklein je het risico op fouten en kunnen jouw calculatoren toch gebruik maken van de flexibiliteit en voordelen van Excel.
Grip houden in tijden van werkdruk en kennisverlies
Het maken van nauwkeurige calculaties onder hoge werkdruk én met minder ervaren collega’s is een flinke uitdaging. Toch kun je met de juiste tools en werkwijzen het heft in eigen handen houden. Door je kennis te borgen, je data te centraliseren en te kiezen voor gebruiksvriendelijke software, maak je offertes die én nauwkeurig én spot-on zijn. Zo kun je met een gerust hart je offertes blijven versturen.
Herken jij deze uitdagingen binnen jouw organisatie?
Dan is dit hét moment om kritisch te kijken naar jullie werkwijze. Wellicht is het tijd om Excel en oude rekenpakketten te verruilen voor moderne, geïntegreerde oplossingen die de calculator écht ondersteunen in plaats van nog meer werk opleveren. Jij wilt tenslotte kunnen vertrouwen op je calculaties.
Marcel Odijk -Senior consultant bij Acto
Benieuwd hoe onze online calculatiesoftware jouw organisatie kan helpen?
Download de demo-video of neem contact op voor het maken van een afspraak! Tijdens een kop koffie laat ik je graag live zien hoe onze software jou helpt slimmer en efficiënter te calculeren.
