5 tips om jouw investering te maximaliseren
Als installatiebedrijf investeer je in je mensen en de materialen waarmee zij werken. Maar blijf je ook investeren in je bedrijfssoftware? Wij zien vaak dat op het moment van aanschaf en implementatie van de software veel aandacht is voor het opleiden van de medewerkers. Maar naarmate de tijd verstrijkt neemt het gebruik en kennis af (o.a. door verloop van personeel) en wordt slechts een klein deel van de functionaliteit benut.
En dat is natuurlijk zonde!
Niet alleen van je investering, maar ook van alle effort die jullie er met zijn allen ingestoken hebben. In deze blog delen we vijf tips om je bedrijfssoftware beter te (blijven) benutten.
Zo blijf je jouw software optimaal gebruiken
Het niet optimaal benutten van je bedrijfssoftware leidt tot fouten, frustratie, en in sommige gevallen zelfs een terugkeer naar handmatige processen zoals Excel of Word.
Hoe zorg je ervoor dat jouw bedrijf optimaal profiteert van de mogelijkheden van de software en dat je investeringen niet verloren gaan?
1. Wijs een groep key-users aan
Niet iedereen in het bedrijf hoeft een expert te zijn in de software, maar het kan wel enorm helpen om enkele key-users aan te wijzen. Dit zijn medewerkers die diepgaande kennis hebben van de software en dienen als aanspreekpunt voor de andere collega’s. Ze kunnen vragen beantwoorden, snel problemen oplossen en nieuwe functies uitproberen voordat ze breed worden uitgerold. De key-users zijn vaak ook de vaste contactpersonen voor je softwareleverancier en de rest van het team. Doordat zij regelmatig contact hebben met de leverancier zorgen zij ervoor dat alle informatie die voor jullie organisatie van belang is snel kunnen doorzetten. Zo blijft je bedrijf altijd up-to-date en kunnen nieuwe ontwikkelingen snel worden doorgevoerd.
Tip: Plan periodieke sessies waarin de key-users hun kennis delen met een bepaalde afdeling, team of het hele bedrijf. Dit hoeft niet ingewikkeld te zijn; een korte demo of presentatie kan al veel waardevolle inzichten opleveren.
2. Evalueer regelmatig je proces en software
Bedrijfsprocessen veranderen en software moet meegroeien. Het is daarom belangrijk om regelmatig te evalueren of de software nog steeds aansluit op de manier waarop jouw bedrijf werkt. Wat in het begin misschien een goede oplossing leek, kan na verloop van tijd minder efficiënt worden als de bedrijfsvoering verandert. Door regelmatig te evalueren, kun je problemen snel signaleren en verbeteringen doorvoeren.
Plan bijvoorbeeld elk half jaar een evaluatiemoment in waarbij je kijkt naar het gebruik van de software: Welke functies worden veel gebruikt? Waar loopt men tegenaan? Zijn er nieuwe updates of modules die interessant zijn voor het bedrijf?
Tip: Betrek key-users en eindgebruikers bij deze evaluaties. Zij kunnen je waardevolle inzichten geven over hoe de software in de praktijk wordt gebruikt en welke functies beter benut kunnen worden. Nog efficiënter wordt deze evaluatiesessie als je een consultant van je softwareleverancier hierbij uitnodigt. Hij of zij kan je vaak direct al zorgen voor een aantal quick wins.
3. Attendeer je medewerkers op handleidingen en tutorials
Bedrijfssoftware wordt vaak geleverd met uitgebreide (online) handleidingen en tutorials. Maar vaak worden deze worden in de praktijk niet gebruikt. Veel gebruikers kiezen ervoor om zelf problemen op te lossen of collega’s om hulp te vragen, terwijl er vaak uitstekende bronnen beschikbaar zijn die veel sneller een antwoord bieden. Door medewerkers te wijzen op deze bronnen, kunnen ze zelfstandiger werken en wordt tijdverlies door onnodige vragen beperkt.
Tip: Zet (linkjes naar) de belangrijkste handleidingen en tutorials centraal op je intranet of een gedeelde drive. Maak het zo laagdrempelig mogelijk om deze bronnen te raadplegen.
4. Houd je software up-to-date: maak gebruik van nieuwe functionaliteit
Software evolueert voortdurend. Periodiek worden er nieuwe functionaliteiten toegevoegd en verbeteringen doorgevoerd die het werk makkelijker kunnen maken. Het kan echter voorkomen dat deze updates over het hoofd worden gezien, waardoor je waardevolle verbeteringen misloopt. Het is daarom essentieel om ervoor te zorgen dat de software altijd up-to-date is en dat je team de nieuwe functies ook daadwerkelijk benut.
Tip: Maak de groep key-users en/ of IT-medewerkers verantwoordelijk voor het monitoren van updates en het informeren van de rest van de organisatie over nieuwe functionaliteiten. Je kunt hierbij ook ondersteuning vanuit je softwareleverancier vragen.
5. Volg trainingen en opfriscursussen
Een van de grootste oorzaken van inefficiënt softwaregebruik is een gebrek aan kennis. Ondanks goede instructies zakt deze na verloop van tijd weg, vooral door personeelsverloop. Nieuwe functies blijven vaak onopgemerkt. Regelmatige trainingen, intern of extern via de softwareleverancier, zijn essentieel om kennis up-to-date te houden.
Geef medewerkers voldoende tijd om deze te volgen en benadruk het belang ervan binnen het bedrijf. Bij Acto organiseren we regelmatig gratis online trainingen; bijvoorbeeld voor de gebruikers van ActoProject en de gebruikers van ActoBusiness.
Tip: Maak gebruik van de gratis online trainingsmogelijkheden die medewerkers up-to-date houden. Of vraag naar de mogelijkheden van een in-house training, afgestemd op de specifieke vragen en kennisbehoefte van jouw organisatie.
Bedrijfssoftware kan een enorme toegevoegde waarde bieden voor je organisatie, maar alleen als deze goed wordt gebruikt. Door regelmatig te investeren in trainingen, key-users aan te wijzen, handleidingen toegankelijk te maken, de software up-to-date te houden en het gebruik van de software te evalueren, zorg je ervoor dat jouw bedrijf het maximale uit zijn software haalt.
Heb je vragen of wil je meer weten over hoe je bedrijfssoftware optimaal kunt inzetten?
Neem dan contact met ons op voor advies of extra training!
