In deze blog neemt William Zegers, algemeen directeur van Acto, jullie mee in de visie van Acto op ERP en bedrijfssoftware. Wat ziet hij in de markt, waarom heeft Acto gekozen voor een low-code oplossing en op hoe merk je als eindgebruiker van ActoBusiness dat dit echt anders is dan traditionele ERP.
Stel je eens voor
Stel je eens voor: een razendsnel ERP-systeem waarin je niet meer hoeft te zoeken en navigeren door een wirwar aan schermen. Alle informatie die jij nodig hebt komt vanzelf naar je toe en is onder handbereik. Je kunt je werk doen vanuit één of twee schermen die automatisch opstarten.
Stel je eens voor: een ERP-systeem dat uniform en eenvoudig is, bijna zoals je favoriete spreadsheet-programma. Overal notities en geïntegreerde documenten. Kortom, alles uniform, eenvoudig en gestructureerd bij elkaar.
Stel je eens voor: een ERP-systeem dat nooit technologisch veroudert. Nieuwe technieken zoals AI worden vanzelf beschikbaar in het gehele ontwikkelplatform. Een omgeving waarin snel en flexibel ingespeeld kan worden op de laatste inzichten en behoeftes. Een zogenaamd agile of wendbaar ERP-systeem. Is dat toekomstmuziek of realiteit? In deze blog neem ik jullie mee in de visie en reis die Acto heeft gemaakt. En ja, ik kan alvast verklappen dat het nu, na een lange en soms uitdagende reis, is gelukt.
De uitdagingen van traditionele ERP-systemen
In de praktijk zien we dat maar een zeer klein deel van de ERP-systemen daadwerkelijk wordt gebruikt. Vraag een willekeurige eindgebruiker van welk traditioneel ERP-pakket hij of zij echt tevreden is met het ERP-systeem, en de kans is groot dat je antwoorden krijgt als: “Het is lastig om je weg te vinden” of “Ik weet niet hoe ik iets moet doen, waarschijnlijk kan het niet.” Dit intrigeert me. Wat zit hier nu achter en hoe moeten ERP-leveranciers dit anders aanpakken? Want aan de functionaliteit ligt het vaak niet. Moderne ERP-systemen hebben een overvloed aan functionaliteit en worden iedere vijf tot zeven jaar geüpdatet. Toch blijft de complexiteit een groot probleem.
Complex en niet flexibel
De meeste grote ERP-systemen zijn in de jaren ’90 ontstaan. In de afgelopen 20 tot 35 jaar is er enorm veel functionaliteit bijgebouwd, vaak in vijf tot zeven grote releases. Hoewel het ontwikkelplatform is gemoderniseerd, blijft de basisopzet vaak hetzelfde. Dit leidt tot een ‘doorgeschoten bloemkool’ effect: een complex en moeilijk te onderhouden systeem. Kennis is schaars, waardoor grote wijzigingen zeldzaam zijn. Dit maakt het onderhoud duurder en leidt tot meer omwegen rondom de kern van het ERP-systeem, wat de complexiteit verder vergroot.
William Zegers, Algemeen directeur Acto
Het kan (en moet) anders: Acto’s visie en keuzes
In 2014 hebben mijn collega Willem Verhoef en ik Acto overgenomen door een MBO. We stonden voor de keuze: wat is onze toekomstvisie? We begonnen met een nieuwe UI, een apps-platform, BI en een integratieschil om onze traditionele ERP-software heen. Dit werd goed ontvangen door onze klanten. Maar waren we hierdoor wendbaar geworden? Alleen in de schil om het ERP heen, niet in de kern. Ons antwoord op de vraag of dit over een langere periode nog houdbaar zou zijn, was “Nee.” Want we hebben een droom en wisten dat het anders kan, maar vooral ook moet!”
“We have a dream”, dit is hoe we het aanpakken
Onze droom rust op drie pijlers: een platform dat technisch niet veroudert en wendbaar is, en een systeem waarin de eindgebruiker vanuit 1 scherm alles kan zien en doen rondom het onderwerp waar ze verantwoordelijk voor zijn. Het werken met een ERP-systeem moet leuk en vooral gemakkelijk worden. Maar welke techniek ga je gebruiken bij het ontwikkelen van zoiets wat nog nooit eerder gemaakt is? Na een brede marktoriëntatie, kozen we voor een low-code platform: Thinkwise. Het creëren van een compleet nieuw ERP-systeem was geen sinecure. We hebben veel zaken onderschat en de nodige fouten gemaakt. Maar na een aantal jaren zijn we zover dat klanten nu met ons nieuwe platform werken.
Wat maakt ons ERP-systeem uniek?
- Nooit meer verouderen: Thinkwise zorgt ervoor dat het low-code platform altijd up-to-date is en dat onze software werkt op alle platformen. Dit vereist nauwelijks werk van onze kant, zodat wij ons helemaal kunnen richten op het ontwikkelen en optimaliseren van functionaliteit voor onze klanten.
- Agile: Ondanks dat we bijna 45 jaar ervaring in het nieuwe systeem verwerkt hebben, blijft de software overzichtelijk en flexibel, waardoor onderhoud en ontwikkeling veel eenvoudiger en sneller zijn. Dit zorgt ervoor dat onze klanten nieuwe functionaliteit sneller in gebruik kunnen nemen.
- Gebruiksvriendelijkheid: Het systeem is eenvoudig, uniform en flexibel, waardoor gebruikers gemakkelijk hun weg vinden. Dat zorgt voor tevreden medewerkers én tevreden klanten.
Het 360 graden concept
Nu zul je je misschien afvragen; ‘maar hoe doen jullie het anders, wat maakt jullie nieuwe software dan zo uniek? ‘ Dat zit hem vooral in de gebruiksvriendelijkheid en het 360 graden concept. Dit schept structuur, eenvoud en uniformiteit in een omvangrijk ERP-systeem. We hebben de verschillende werkgebieden die in een traditioneel ERP-systeem uit heel veel verschillende verspreide schermen bestaan teruggebracht naar één scherm, van waaruit al het werk gedaan kan worden. M.a.w. je hebt als eindgebruiker een 360 graden view rondom het gekozen werkgebied en onderwerp.
Een eindgebruiker werkt dus primair vanuit één of – afhankelijk van zijn takenpakket – twee onderwerpen, weergegeven in een 360 graden scherm die automatisch opstart. In deze schermen wordt de detaildata horizontaal getoond en hoofdonderwerpen verticaal als tabbladen. En het mooie is dat je niet in één keer alle tabs en details ziet, maar de informatie en tabbladen groeien mee met het verloop van het geselecteerde project of de werkzaamheden die je bij een klant doet. Zo verschijnt alleen de informatie in beeld die op dat moment relevant is.
“The proof of the pudding is in the eating”
Dat betekent dat ik jullie het nu eigenlijk wil laten ervaren door zelf achter het beeldscherm te laten plaatsnemen. Dat lukt helaas niet in een blog. Daarom geef ik een tweetal praktische voorbeelden:
Voorbeeld 1: Stel je bent projectleider van meerdere kleinere projecten.
Standaard zie je jouw lopende klussen. Je kiest een klus en ziet letterlijk alles wat ermee te maken heeft, zoals termijnschema’s, bestellijsten, documenten en notities. Daarnaast zie je gerelateerde onderwerpen zoals werkbonnen, relaties, factuurvoorstellen en magazijnreserveringen. Alles wat je nodig hebt rondom de geselecteerde klus is direct beschikbaar, en je kunt ook meteen acties uitvoeren zoals werkbonnen aanmaken en plannen of verkoopfacturen goedkeuren, allemaal vanuit één scherm.
Voorbeeld 2: Stel je bent relatiebeheerder.
Standaard zie je al jouw relaties. Je kiest een relatie en ziet alles wat er bij en rondom die relatie speelt, zoals adresgegevens, notities en documenten. Daarnaast zie je gerelateerde onderwerpen zoals lopende kansen, offertes, incidenten, projecten, contracten en onderhoudsbeurten. Afhankelijk van je rechten kun je hier ook acties uitvoeren, zoals een offerte goedkeuren of kansen bijwerken, allemaal vanuit één scherm.
Deze manier van werken is de toekomst van ERP-systemen. Met ons nieuwe platform hebben we een systeem gecreëerd dat technisch niet veroudert, wendbaar is en gebruiksvriendelijk. Het 360 graden concept zorgt voor een ongeëvenaarde gebruikerservaring, waardoor eindgebruikers efficiënt en effectief kunnen werken zonder de frustraties van traditionele ERP-systemen. Bij Acto zijn we ervan overtuigd dat we met deze visie en aanpak de juiste weg zijn ingeslagen om installatiebedrijven en technisch dienstverleners nog beter te kunnen ondersteunen. We zijn trots dat we deze droom hebben kunnen realiseren.
Benieuwd naar meer? Blijf onze reis volgen en ontdek hoe wij de toekomst van ERP blijven vormgeven.
Met deze blog hopen we je interesse te hebben gewekt en je inzicht te hebben gegeven in de visie en reis van Acto naar een revolutionair ERP-systeem. Wil je meer weten of wil je het zelf ervaren? Bekijk onze software dan via onderstaande knop.
