‘De foutmarge daalde aanzienlijk’
CBRE GWS ondersteunt klanten bij het efficiënt beheren van hun vastgoedactiva, het verbeteren van de operationele prestaties, het verlagen van de kosten en het creëren van een optimale werkomgeving voor werknemers. Het vastgoed omvat verschillende sectoren, waaronder kantoren, industrie, retail en gezondheidszorg.
Head of Projects Mike Meeuwsen legt uit welke rol de calculatieafdeling binnen het bedrijf speelt: ‘De afdeling doet voor ieder project een optimaal aanbod. De klant krijgt een nauwkeurige en overzichtelijke offerte waarin de diverse contractuele afspraken duidelijk en op een gestructureerde manier zijn weergegeven.’
Geïntegreerd facility management en vastgoedbeheerdiensten
CBRE GWS (Global Workplace Solutions) is een dochteronderneming van CBRE en is gespecialiseerd in geïntegreerde facility management en vastgoedbeheerdiensten. Het bedrijf biedt maatoplossingen voor het beheer en de optimalisatie van werkplekken en vastgoedportefeuilles en werkt daarvoor met de calculatiesoftware van Acto.
Onderhoud van technische installaties
Sinds ongeveer anderhalf jaar worden de offertes van de serviceafdeling samengesteld met behulp van calculatiesoftware van Acto. Dat is grotendeels de verdienste van Michel Bakkum die twee jaar geleden als Technical Supervisor Projects bij CBRE in dienst kwam. Zijn dagelijks werk is het leiding geven aan een werkvoorbereider en drie monteurs en onderaannemers aansturen. Bakkum ondersteunt de serviceafdeling bij hun werkzaamheden omtrent het onderhoud van de technische installaties in vastgoed dat CBRE beheert en bij de contract partijen. ‘Op dit moment wordt gewerkt aan een legionellaklus, voeren we werkzaamheden aan een ketel uit, en vervangen we drie grote luchtbehandelingskasten bij een contract partij. Zo divers zijn de projecten.’
Michel Bakkum – Technical Supervisor Projects bij CBRE
Beter en gemakkelijker
Toen Bakkum begon werden alle offertes met behulp van Excel gemaakt. ‘Dat kostte onnodig veel tijd, maar zorgde bovendien voor hoge foutmarges. Als je een verouderd uurtarief of een gedateerde productprijs blijft hanteren, dan kom je aan het einde niet goed uit. Ik heb om te beginnen diverse Excel (tab)bladen aangepast aan de contractafspraken en ze een uniforme look gegeven. Dat werd de grondslag voor kleine calculaties ten behoeve van servicewerk, maar de actuele gegevens knipten en plakten we nog steeds. Dat moest beter en gemakkelijker kunnen!’
Met vijfhonderd kantoren in honderd landen en een hoofdkantoor in de Verenigde Staten was het voor CBRE een belangrijke eis dat alle gegevens via externe servers beschikbaar zouden zijn. Bakkum: ‘We hebben van verschillende softwarebedrijven informatie opgevraagd, waaronder Acto. Ik kende hun werkwijze al vanuit een eerdere werkgever. Met zoveel voordelen was de keuze voor mij niet zo moeilijk. Inmiddels werken we naar volle tevredenheid met de 2.0 versie.’
Calculatie mag geen geld kosten
‘Mij is altijd verteld: een calculatie mag geen geld kosten’, zegt Bakkum. ‘De tijd die je erin stopt, moet je via een project weer terugverdienen. Als ik vier uur bezig ben met het opstellen van een offerte voor het vervangen van een cv-keteltje à 2000 euro, dan haal ik die bureau-uren er nooit uit. Dus hoe makkelijker en sneller je kunt calculeren, hoe beter het is. Met goede calculatiesoftware levert een project onder aan de streep dus meer op. Ik denk dat de foutmarges van de projectafdeling met zo’n 25% afgenomen zijn. Bij de serviceafdeling, waar het om kleinere calculaties gaat en de foutmarge sowieso al minder groot was, schat ik dat percentage op zo’n 10%.’
Voordelen
Bakkum ziet een flink aantal voordelen van het werken met de calculatiesoftware van Acto. ‘De snelheid en accuratesse zijn geweldig. De foutgevoeligheid is flink gereduceerd waardoor voor de afdeling Finance inzichtelijk is wat er inkomt en wat er uitgaat.’
De ondersteuning vanuit Acto heeft Bakkum als heel prettig ervaren. ‘We hadden te maken met een vaste projectleider die bij alle besprekingen was om het proces te monitoren en te begeleiden. Op een zeker moment nam een consultant het stokje over. Ik kon met al mijn vragen bij hem terecht, en nog: als er iets is zijn de lijntjes kort. Ik zou anderen 100% aanraden om voor Acto te kiezen. Wij werken alleen maar met de projectcalculatietool, maar er is nog zoveel meer mogelijk, op financieel gebied, qua werkbonnen, planning en ga zo maar door. Wie weet of wij daar in de toekomst nog meer mee kunnen doen. Door de taalfunctie te gebruiken, is de Acto software misschien in meerdere landen uit te rollen en kan het een vast onderdeel van het interne CBRE proces worden.’
Benieuwd wat onze online software voor jou en jouw bedrijfsdoelen kan betekenen?
Lees dan meer over ActoBusiness Calculatie via onderstaande knop.
Onderstaand verhaal is door Acto’s Consultant Jochem Kluts geschreven.
Het is inmiddels bijna een jaar geleden dat CBRE klant is geworden Acto.
Vanaf het begin van het implementatietraject hebben Michel Bakkum en ik, samen met het projectteam van Acto een nauwe samenwerking gehad en de lijnen kort gehouden om zo tot een optimaal resultaat te komen. Met input van de calculatiekennis van Michel en de mogelijkheden binnen Acto staat er nu al bijna een jaar een volledig ingericht Calculatiepakket klaar waarin Michel en zijn collega’s hun Calculaties snel kunnen opbouwen en waarmee ze dus ook hun offertes sneller de deur uit hebben.
Door een ervaren calculator als Michel veel te spreken, heb ik persoonlijk veel kennis opgedaan over de ‘ins-and-outs’ van het vak, die ik in mijn verdere consultancyloopbaan toe kan passen. Daarnaast kunnen Michel en zijn collega’s nu veel sneller werken dan hiervoor, waar ze met excel hun calculaties nog veelal ‘met handwerk’ in elkaar moesten zetten. Door de automatisering van hun calculatieprocessen heeft Michel, naar eigen zeggen, ‘De foutmarge in calculaties aanzienlijk laten dalen’. CBRE gaat nu hard aan de slag om de calculatiesoftware binnen de rest van de organisatie uit te rollen.
Wat ik vooral bijzonder vond aan onze samenwerking is dat we formeel waren op de momenten dat dit moest, maar er in het algemeen een informele werksfeer was waardoor er genoeg plezier is beleefd tijdens de implementatie. Dat werkte gewoon erg plezierig en heeft eraan bijgedragen dat Michel zijn input ook geeft tijdens onze expertgroep sessies!
