Business Intelligence (BI) is niet nieuw, wel hot. Ingegeven door de steeds groter wordende berg aan data die er in organisaties (en daar buiten) ontstaat, neemt BI een steeds prominentere rol in binnen bedrijven. Er wordt veel over BI gezegd en geschreven. De meningen over de inzet ervan lopen uiteen, met als gevolg een aantal hardnekkige misvattingen.
Voor we vijf misvattingen beschrijven, is het van belang om het begrip ‘Business Intelligence’ te definiëren. Met BI zet u data om in bruikbare, centraal inzichtelijke informatie. In korte tijd is BI een fundamenteel middel geworden dat organisaties een antwoord biedt op cruciale vragen die van belang zijn voor het behalen én behouden van concurrentieel voordeel.
Misvatting 1: ‘BI is ingewikkeld en daarom alleen bedoeld voor hele grote bedrijven’
BI kunt u zien als een continu proces, waarbij data wordt verzameld, geregistreerd en geanalyseerd. Met deze verkregen kennis kunt u goed onderbouwde beslissingen nemen om zo uw bedrijfsprocessen te optimaliseren. In principe niets nieuws; u werkt ongetwijfeld al met een bepaalde vorm van BI om sturing te geven aan uw bedrijf. Hierbij kunt u denken aan diverse query’s, maatwerkrapportages of ‘good old’ Excel. U werkt dus, bewust of onbewust, al met BI. Met andere woorden; BI is geschikt voor elke type bedrijf, ongeacht de grootte.
Misvatting 2: ‘BI is een ICT-tool’
Zonder de juiste ICT-hulpmiddelen zijn heldere en overzichtelijke analyses praktisch onmogelijk. Tools als query’s in Excel hebben we in de bovenstaande alinea benoemd. Een andere onmisbare tool bij BI is een database; een toegankelijke bron met alle data. Natuurlijk is het belangrijk dat deze ICT-zaken goed geregeld zijn, maar de belangrijkste schakel bij het slagen van een BI-project is en blijft de mens.
Ten eerste bepalen u en de business zelf de vragen, de KPI’s die u beantwoord wilt hebben. Daarnaast is vullingsgraad van de bron een belangrijk aandachtspunt. Bij de meeste bedrijven zal de belangrijkste bron de data uit het ERP-systeem zijn. Hierbij geldt dat de informatie die u uit deze database haalt zo goed is als de data die u (en uw medewerkers) hebben ingevoerd. En wie neemt uiteindelijk de beslissingen nadat de informatie is bestudeerd? Precies! U en uw collega’s. We kunnen dus concluderen dat ICT een belangrijke factor is voor het behalen van de BI-doelstellingen, maar de mens, uw medewerkers, bepalen het uiteindelijke resultaat.
Misvatting 3: ‘Een BI-tool is alleen voor directieleden’
Natuurlijk wilt u als directeur overzicht en inzicht hebben in de prestaties van uw organisatie, wilt u analyses kunnen maken en zo de juiste stuurinformatie verzamelen voor het maken van de juiste gefundeerde beslissingen. Maar dalen we af in de organisatie dan blijkt dat (bijna) elke medewerker dagelijks inzichten nodig heeft om zijn of haar werk goed te kunnen uitvoeren. Van groot belang hierbij is dat iedereen op basis van dezelfde inzichten werkt en beschikt over dezelfde data. Een gevaar schuilt in de zogenaamde ‘Excel-val’. Deze val bestaat uit tal van (verschillende) spreadsheets zonder een overkoepelend en uniform beleid met betrekking tot de data. U kunt wel raden wat de gevolgen hiervan kunnen zijn.
Het implementeren van een BI-tool zorgt voor een uniforme werkwijze op basis van gevalideerde data, die door het gehele bedrijf gebruikt worden. Zo ziet u, een BI-tool is nuttig én noodzakelijk voor uw gehele organisatie.
Misvatting 4: ‘BI-projecten; groots aanpakken’
Hoewel BI dus voor de gehele organisatie nuttig kan zijn (zie misvatting 3), wil dat niet zeggen dat u bij het opstarten van een BI-project direct de hele organisatie moet inschakelen. Begin op kleine schaal en kies die gebieden waar de quick-wins te behalen zijn. Denk hierbij aan inzicht in de onderhanden werkpositie, of inzicht in de rendementen van uw servicecontracten. U zult merken dat de informatie die u uit een enkel aandachtsgebied haalt al veel impact zal hebben op uw organisatie en de processen. Het devies luidt; klein beginnen voor een groots resultaat.
Misvatting 5: ‘Dataverzameling en -analyse kost veel tijd en moeite’
Binnen uw bedrijf wordt heel veel data verzameld. Denk aan klantgegevens, informatie over servicecontracten, de status en voortgang van projecten. Maar ook op financieel gebied komt er dagelijks steeds meer data bij. Hoe krijgt u uit deze haast onuitputtelijke bron van data ook daadwerkelijk de juiste informatie boven? Dat is, of eigenlijk moeten we zeggen was, tot nu toe een hele klus.
De self service BI-oplossing van Acto
Met de self service BI-oplossing van Acto in combinatie met Microsoft Power BI zet u de data uit uw organisatie om in rijke analyses en heldere visuele rapportages. U bent niet meer afhankelijk van consultants of uw IT-afdeling voor aanpassingen van rapportages of query’s. Met deze self-service oplossing geeft u beslissers op elk niveau inzicht in voor hen relevante informatie. Anytime, anyplace, en via any device. Zo kunt u gemakkelijker en beter sturen op uw doelen voor de toekomst.
Weten wat Acto|BI voor u kant betekenen? Neem contact met ons op en maak een afspraak voor een demo via onderstaand formulier:
Hulp nodig met de keuze?
Elk bedrijf is uniek, met zijn eigen uitdagingen, wensen en doelen. We begrijpen daarom ook dat het lastig kan zijn de juiste software te kiezen die een oplossing biedt voor alles wat je zoekt. Om alvast inzicht te geven in wat voor soort software bij jouw bedrijf past kun je onze gratis test doen. Die laat jou binnen een paar minuten zien welk pakket geschikt is en wat het je concreet oplevert.
