Familiebedrijf Wierts BV– actief in verbouw, renovatie en onderhoud, voornamelijk voor woningcorporaties – werkt nu ruim acht jaar met de bedrijfssoftware van Acto. Onlangs kreeg Wierts van enkele opdrachtgevers, waaronder Wonen Zuid, het verzoek te gaan werken met de DICO-standaard (voorheen ook wel bekend als KOVRA-standaard), een ICT-oplossing voor standaardberichtenuitwisseling bij ketensamenwerking tussen woningcorporaties en onderhoudsbedrijven. Wierts ging samen met Acto aan de slag om de KOVRA-koppeling in de software te realiseren. Wierts en zijn opdrachtgevers zijn nu met deze koppeling in staat informatie over de status van reparatieverzoeken realtime uit te wisselen in elkaars systemen. Dat scheelt tijd en geld en zorgt voor nog duidelijkere communicatie met de bewoner
Gemiddelde klanttevredenheid: 9 (!)
Wierts werd 57 jaar geleden opgericht door Harrie Wierts. Hij begon het bedrijf als eenmanszaak in loodgieters- en dakdekkerswerkzaamheden. Samen met zijn vrouw bouwde hij het bedrijf steeds verder uit.
Nu, meer dan 50 jaar na de oprichting, heeft Wierts bijna alle vakdisciplines in huis die je in de bouw kan tegenkomen. Met ruim 70 medewerkers verbouwt, renoveert en onderhoudt het bedrijf woningen voor woningcorporaties, VvE’s, projectontwikkelaars, vastgoedinvesteerder en soms ook particulieren.
En dat doen ze goed. Zoals voor Harrie vakmanschap en kwaliteit voorop stonden, zo staan kwaliteit leveren, je vak verstaan en streven naar tevreden klanten nog steeds centraal in alles wat Wierts doet. Het levert Wierts een indrukkende 9 op als gemiddelde klantbeoordeling.
Van losse bonnen naar eén systeem voor alles
Ongeveer acht jaar geleden kwam Wierts in contact met Acto en nam het bedrijf de bedrijfssoftware in gebruik. Tot dan toe gebeurde veel administratief werk nog handmatig. Zoals bonnen schrijven, waardoor alle informatie over de uren, gebruikte materialen en het uitgevoerde werk op kantoor moest worden overgetypt.
“We hadden bijvoorbeeld ook nog geen digitaal planbord”, vertelt Nils Feldmann, teamleider bij Wierts, daar nu over. “De uitvoerder moest dat soort werk echt nog op een blaadje schrijven en veel bellen met de vakmonteurs. We wisten dat daar verandering in moest komen, we verwerken zo’n 11.000 bonnen per jaar. Met Acto kregen we één systeem voor alles, kregen de vakmonteurs allemaal een iPad en gingen we werken met een digitaal planbord. Veel makkelijker natuurlijk, want we hoefden vanaf dat moment niks meer over te typen en dat scheelt tijd en fouten.”
Efficiënte en foutloze uitwisseling van data
Dat het nóg makkelijker kon ervoer Wierts toen opdrachtgever Wonen Zuid in de samenwerking met Wierts de KOVRA-koppeling in gebruik wilde nemen.
Nils: “Veel woningcorporaties werken met portalen. Reparatieverzoeken komen bij ons binnen via die portalen, via de mail of via een belletje van de woningcorporatie. Wij kopiëren en plakken dat vervolgens in ons eigen systeem en gaan er dan mee aan de slag. Elke update moeten we vervolgens invoeren in ons eigen systeem én in het portaal van de woningcorporatie. Als we de bewoner hebben gebeld maar niet te pakken kregen bijvoorbeeld, als we een afspraak hebben gemaakt, als het werk is uitgevoerd, als de factuur is verstuurd. Met de KOVRA-koppeling is dat nu verleden tijd.”
Ketenprocessen digitaliseren en standaardiseren
Dankzij de KOVRA-koppeling ontstaat er een efficiënte en foutloze uitwisseling van data tussen de woningcorporatie en Wierts. KOVRA is een initiatief van VERA, Ketenstandaard Bouw en Installatie en KOVON. Het doel: ketenprocessen digitaliseren en standaardiseren. De KOVRA-standaard is een software-onafhankelijke berichtenstandaard die zorgt voor een efficiënte en foutloze uitwisseling van data tussen verschillende primaire systemen.
* Inmiddels is de naam van deze koppeling veranderd in DICO Digital Standard en spreken we over DICO Berichten.
Realtime gegevens uitwisselen
“Als onze opdrachtgever nu een opdracht voor ons in zijn eigen systeem zet, staat dit meteen ook in ons systeem van Acto. We hoeven deze dus niet meer over te typen. Het is bovendien realtime. Zodra Wonen Zuid een wijziging doorvoert in haar eigen systeem, staat het er ook bij ons in. Ook de status van de opdracht hoeft nu maar in één systeem te worden bijgehouden. Als wij in ons systeem de status veranderen, gebeurt dat automatisch ook in het systeem van onze opdrachtgever.”
Hiermee kan ook de communicatie met de klanten van opdrachtgevers, de huurders, worden vereenvoudigd. ”Als de huurder nu belt met de woningcorporatie om te vragen waarom hij nog niet is gebeld door ons, dan ziet onze opdrachtgever dat wij bijvoorbeeld wel hebben gebeld, maar de huurders niet te bereiken waren. Of als de huurder belt om te vragen wat ook alweer de datum is van ons bezoek, dan kan onze opdrachtgever dat meteen inzien.”
“Met de KOVRA-koppeling gebeurt ook het versturen van facturen achter de schermen. Wij voeren de factuur in, onze opdrachtgever kan de factuur meteen zien, gekoppeld aan de juiste werkbon en met een specificatie van de uitgevoerde werkzaamheden, zodat de factuur meteen zonder tussencontrole door kan naar de betaling.”
Nog betere bewonerscommunicatie
Wierts is nu een van de eerste middelgrote onderhoudsbedrijven in het zuiden van Nederland die een KOVRA-koppeling heeft en dit ook voor andere opdrachtgevers in kan richten. Voor huurders brengt dat ook voordelen met zich mee. Nils: “Als een woningbouwvereniging een huurdersportaal heeft, kunnen ze de gegevens ook verwerken in het huurdersportaal. Zoals de datum waarop we komen of dat we hebben gebeld maar geen gehoor kregen. De huurders beschikken dan net als wij altijd realtime over de juiste informatie. En dat scheelt de woningcorporatie behalve de administratieve rompslomp ook weer een hoop telefoontjes van bewoners.”
Wilt u meer weten over de KOVRA-koppeling? Neem contact met ons op voor meer informatie of een demonstratie.
